Wanneer sollicitanten een sollicitatie indienen, verbinden met jouw bedrijf, of via sourcing of aanbevelingen aan het systeem worden toegevoegd, kunnen de privacyregels vereisen dat je informatie verstrekt over hoe hun persoonsgegevens worden verwerkt.

In sommige gevallen moet je ook toestemming vragen voordat je hun gegevens gebruikt.

Om aan deze eisen te voldoen, kun je de instellingen voor Toestemmingen verzamelen gebruiken. Met deze instellingen kun je:

Wanneer een sollicitant op Sollicitatie versturen klikt of ervoor kiest om Connect te maken met jouw bedrijf, geeft die persoon toestemming om zijn of haar persoonsgegevens in jouw systeem op te slaan.

Wil je dat sollicitanten een actievere stap zetten om toestemming te geven, dan kun je vinkjes toevoegen aan het formulier.

Voor zowel sollicitaties als Connect kun je twee soorten toestemmingen instellen en bepalen hoe je die van sollicitanten verzamelt.

Toestemming kan worden gevraagd door sollicitanten actief een vinkje te laten zetten voordat ze hun sollicitatie indienen of verbinding maken met jouw bedrijf.

Schakel de optie Toestemmingsvinkje activeren in om dit aan te zetten. Daarna kun je ook de voorwaarden aanpassen die gelden bij het versturen van de sollicitatie of de Connect-aanmelding.

Als dit is ingeschakeld, moeten sollicitanten het vinkje aanvinken voordat ze kunnen solliciteren en/of Connect maken.

Als sollicitanten hun sollicitatie indienen of Connect maken met jouw bedrijf, kun je een tweede vinkje tonen.

Dit maakt het voor sollicitanten duidelijk mogelijk aan te geven dat ze ermee instemmen dat hun gegevens gebruikt mogen worden voor toekomstige vacatures.

Schakel de optie Extra vinkje voor toestemming toekomstige vacatures activeren in om dit aan te zetten. Als dit aanstaat, kun je ook de tekst aanpassen die verschijnt wanneer sollicitanten hun sollicitatie indienen of Connect maken.

Dit vinkje is niet verplicht om aan te vinken voordat sollicitaties ingediend worden of verbinding gemaakt wordt.

Klik op E-mailtemplate bewerken om een e-mail in te stellen die je kunt gebruiken bij het handmatig vragen van toestemming aan sollicitanten om ze te benaderen voor toekomstige vacatures.

Pas de tekst aan zodat deze past bij de toon van jouw bedrijf en duidelijk uitlegt waarom je contact wilt houden. Klik op Template opslaan om je wijzigingen op te slaan en de e-mail klaar te zetten voor gebruik.

Deze e-mail kun je direct naar sollicitanten sturen als je handmatig toestemming wilt vragen om hun gegevens te bewaren. Ga naar je sollicitantenbank, schakel selecteren in bulk in (1), vink de juiste sollicitanten aan (2), en kies in het actiemenu voor Gegevens bewaren.

Kies de optie Vraag toestemming toekomstige vacatures en klik op Bericht versturen. Hiermee wijzig je de toestemmingsstatus van de kandidaat voor toekomstige vacatures naar Aangevraagd.

Hieronder vind je voorbeelden van hoe jouw keuzes om toestemming te verzamelen aan de kandidaten zullen worden gepresenteerd:

Dit is een voorbeeld van hoe de e-mail voor het toestemmingsverzoek voor toekomstige vacatures eruit kan zien wanneer deze naar een kandidaat wordt gestuurd. In de e-mail zijn automatisch een Ja en Nee knop opgenomen, waardoor kandidaten eenvoudig kunnen reageren.

Wanneer een kandidaat handmatig aan het systeem wordt toegevoegd of aangeraden, is het mogelijk dat je hen nog niet hebt geïnformeerd over hoe hun gegevens worden verwerkt of dat je hun toestemming hebt gevraagd waar dat eigenlijk verplicht is. Om hieraan te voldoen, kun je de volgende stappen volgen om toestemming via het systeem te verzamelen:

Bepaal hoe lang de gegevens van een kandidaat bewaard mogen worden voordat het systeem hun toestemming als ontbrekend markeert.

Zodra de bewaartermijn voorbij is, wordt de privacystatus van de kandidaat bijgewerkt naar Toestemming ontbreekt, zodat je hun toestemming kunt vragen. Je kunt kiezen of je deze toestemming automatisch of handmatig wilt verzamelen.

Het systeem verstuurt een toestemmingsverzoek via een opt-in e-mail, zoals aangegeven door het aanvinken van het onderstaande vakje:

We geven je automatisch een e-mailsjabloon voor dit bericht, maar zorg ervoor dat je deze bekijkt om ervoor te zorgen dat deze aansluit bij de voorkeuren van jouw bedrijf voor het formuleren van jouw opt-in bericht. Klik op E-mail sjabloon bewerken om de e-mail te bekijken en aan te passen.

Als je de Extra checkbox voor toestemming toekomstige vacatures hebt geactiveerd, wordt deze optie ook toegevoegd aan het toestemmingsverzoek.

Het opt-in bericht voor handmatig toegevoegde en aanbevolen kandidaten kan handmatig worden verstuurd vanuit het data- & privacycentrum van de kandidaat door te klikken op Toestemming aanvragen.

Verstuur het opt-in bericht voor meerdere kandidaten tegelijk met de bulkfunctie in je sollicitantenbank door te kiezen voor Gegevens bewaren.

Hieronder zie je een voorbeeld van een opt-in e-mail die naar handmatig toegevoegde en aanbevolen kandidaten kan worden gestuurd. In de e-mail is automatisch een Toestemming geven knop opgenomen, zodat kandidaten makkelijk hun toestemming kunnen geven.

Als je de Extra checkbox voor toestemming toekomstige vacatures hebt geactiveerd, wordt kandidaten gevraagd deze toestemming te geven nadat ze de eerste toestemming voor gegevensverwerking hebben gegeven.

Je vindt de status of een kandidaat toestemming heeft gegeven of niet in het data- & privacycentrum van de kandidaat. Je vindt dit door naar de betreffende kandidaat te gaan en te klikken op ⋮ Meer in de actiebalk.

Als een kandidaat nog geen toestemming heeft gegeven voor het verwerken van gegevens of voor toekomstige vacatures, wordt dit gemarkeerd als Toestemming ontbreekt.

In de sollicitantenbank heb je verschillende privacyfilters waarmee je kandidaten met een specifieke status kunt vinden, bijvoorbeeld. Toestemming ontbreekt.

Lees hier meer over de verschillende privacystatussen hier.