Met de mogelijkheid om de gegevens van sollicitanten automatisch te verwijderen zodra ze aan bepaalde criteria voldoen, zorg je ervoor dat je database niet vol raakt met sollicitanten of aanvragen waarvoor je geen duidelijk opslagdoel hebt. Automatiseer je conformiteit!

Zodra een sollicitant of een individuele sollicitatie voldoet aan een van de gespecificeerde regels, wordt deze gemarkeerd voor verwijdering. Na een gratieperiode van een week vanaf de markeringdatum wordt deze verwijderd uit je bedrijfsaccount. Na een gratieperiode van één week vanaf de meldingsdatum, wordt deze van je bedrijfsaccount verwijderd.

Om automatische kandidaatverwijdering in te schakelen, ga je naar Instellingen → Gegevens & Privacy → Automatische gegevensverwijdering. Hier vind je de verschillende parameters voor het verwijderen van de sollicitantgegevens. Je kunt ervoor kiezen om met zoveel opties te werken als je nodig acht.

Om een specifieke parameter in te schakelen, zet je deze aan en selecteer je de tijdsperiode. De tijdsperiode vertelt je wanneer een kandidaat voor automatische verwijdering gemarkeerd zal worden.

De instelling voor automatisch verwijderen wordt op elke sollicitant toegepast, en zodra de sollicitant is verwijderd, kun je hun profiel niet meer herstellen. We raden je daarom aan om met je juridische team te overleggen bij het instellen hiervan, zodat alles in orde is.

Met onze op locatie gebaseerde gegevens en privacy add-on functie kun je verwijderinstellingen instellen voor elk land in jouw account, of toepassen op meerdere landen die dezelfde regels delen.

Lees meer over deze functie hier.

Er zijn een paar verschillende regels/criteria die je kunt inschakelen voor automatische verwijdering. Je kandidaten worden slechts met één parameter voor verwijdering gemarkeerd, ook al voldoen ze aan verschillende. Dit zal de eerste parameter zijn die aan de kandidaat wordt voldaan. Als je ervoor kiest om die verwijderreden te wissen (door de stappen onder Houd de kandidaat in dit artikel te volgen), kan er een andere parameter voor verwijdering van toepassing zijn.

Laten we kijken naar de verschillende regels voor verwijdering:

Een inactieve sollicitant is een sollicitantprofiel zonder enige activiteit gedurende X aantal dagen. Een activiteit is elke handeling die jij of de sollicitant uitvoert (inclusief het versturen van berichten, notities schrijven, de sollicitant verplaatsen in het proces, beoordelen, enzovoort). Houd er rekening mee dat automatische Connect-e-mails niet als activiteit worden geteld.

Deze optie verwijdert alleen het sollicitatieregister samen met de bijbehorende gegevens. Bij het verwijderen van een sollicitatie worden alle bijbehorende gegevens zoals notities, sollicitatiegesprekken, berichten en andere gerelateerde informatie ook verwijderd, wat zorgt voor een grondige opschoning.

"Doel" wordt gedefinieerd als a) Gesolliciteerd op een vacature b) Via Connect geregistreerd en c) "Toestemming voor toekomstige vacatures" gegeven. Deze instelling markeert sollicitanten voor verwijdering als ze niet aan een van deze 3 criteria voldoen. Let op, gesourcete en aanbevolen sollicitanten die aan een vacature zijn toegevoegd, worden als een actief doel gerekend.

Een kandidaat kan op elk moment vragen om uit je kandidatenbank te worden verwijderd. Beslis of je ze automatisch wilt verwijderen na X aantal dagen. Lees meer over deze functie hier.

Als een sollicitant is gemarkeerd als toestemming ontbreekt of toestemming verlopen, kun je ervoor kiezen om de sollicitant automatisch te verwijderen.

Je kunt ervoor kiezen om een bevestigingsmail naar de sollicitant te sturen zodra de verwijdering is voltooid.
​

Door Sollicitant een bevestiging e-mailen na verwijdering te selecteren, wordt de mail ingeschakeld en kun je het bericht dat wordt verstuurd bewerken.

Er wordt een standaard berichtsjabloon gegenereerd die je kunt beoordelen en aanpassen. De e-mail wordt naar alle sollicitanten gestuurd die zijn verwijderd met die specifieke verwijderingsregel.

In deze sectie kun je voorkomen dat aangenomen kandidaten door de bovenstaande automatische regels voor verwijdering worden verwijderd door de volgende instelling in te schakelen:

Wanneer ingeschakeld, worden alle kandidaten met een toepassingsstatus Aangenomen uitgesloten van de regels voor verwijdering.
​
Als een sollicitant eerder is aangenomen maar zijn status later is teruggedraaid, zal deze weer opgenomen worden in de verwijderregels, omdat de huidige status altijd als referentie wordt gebruikt. Potentiële afgewezen sollicitaties worden verwijderd als de bijbehorende verwijderregel is ingeschakeld. Echter, het kandidatenprofiel, samen met eventuele actieve of aangenomen aanvragen, blijft intact.

Als je onze E-signing functie gebruikt, zie je een extra instelling beschikbaar. Door dit in te schakelen, wordt elke kandidaat die een van de ondertekenende partijen is voor volledig ondertekende documenten via deze functie uitgesloten van automatische verwijdering.

Wanneer je deze instellingen inschakelt, beslis je hoe lang de gegevens van de kandidaat worden opgeslagen nadat ze aan de criteria voor automatische verwijdering voldoen. Nadat de toegestane tijd is verstreken, zal het systeem je informeren dat een sollicitant is gemarkeerd voor verwijdering. Wanneer het profiel van een sollicitant is gemarkeerd, wordt het een week later verwijderd. Dit betekent dat je een week de tijd hebt om actie te ondernemen als je de gegevens van de sollicitant wilt behouden (meer daarover hieronder).

Wanneer de kandidaat wordt gemarkeerd voor verwijdering, wordt dit op verschillende plaatsen op het platform weergegeven als Binnenkort verwijderen.

Als een kandidaat op het punt staat om verwijderd te worden, verschijnt er een oranje schildindicatie op de kandidaatskaart in de actiebalk onder ⋮ Meer. Klik op Gegevens & privacy om te zien wanneer de kandidaat moet worden verwijderd, evenals de reden voor de verwijdering.

In je kandidatenbank zie je ook een Wordt verwijderd in x dagen label naast de kandidaten die voor verwijdering zijn gemarkeerd.

Gebruik de Wordt verwijderd filter in je kandidatenbank om alle kandidaten te vinden die voor verwijdering zijn gemarkeerd, gerelateerd aan een specifieke tijd. In het bovenstaande voorbeeld, Wordt verwijderd: Elke datum, vermelden we alle kandidaten die zijn gemarkeerd voor verwijdering, ongeacht waar ze zich bevinden in de 7-daagse verwijderperiode.

Je toegewezen Data & privacy managers met de Data & privacy activity daily digest melding ingeschakeld, ontvangen deze email. De email bevat een samenvatting van alle kandidaten die die dag voor verwijdering zijn gemarkeerd en wanneer ze zullen worden verwijderd (7 dagen na het markeren).

In je Teamtailor dashboard kun je een Data & privacy widget toevoegen. In deze widget zie je of je sollicitanten hebt die gepland staan voor verwijdering. Klikken op Wordt verwijderd brengt je naar een lijst van alle kandidaten die voor verwijdering zijn gemarkeerd.

Als een kandidaat gemarkeerd is voor verwijdering, maar je wilt hun profiel behouden, hier is wat er nodig is afhankelijk van de verwijderparameters:

​Inactief – Voer een actie uit in het profiel van de kandidaat om hun status opnieuw in te stellen. Bijvoorbeeld, je kunt een notitie toevoegen waarin staat: "Ik wil dit profiel behouden."

Afgewezen kandidaten – Als een kandidaat is afgewezen in een sollicitatieproces, wordt hun aanvraag verwijderd. Om de gegevens te behouden, moet je de kandidaat opnieuw accepteren om automatische verwijdering te voorkomen.
​
​Verwijdering aangevraagd – Kandidaten kunnen op elk moment vragen om hun gegevens te laten verwijderen. Als je het profiel moet behouden, klik dan op de Verzoek afwijzen knop in het profiel van de kandidaat. Dit negeert het verwijderverzoek en voorkomt automatische verwijdering.

Ontbrekende toestemming – Als een kandidaat geen toestemming heeft, kun je deze aanvragen via het Data & privacy centrum van de kandidaat.

Als je de gegevens van de kandidaat wilt behouden, klik dan op de Ik heb toestemming knop die je ziet. Dit bevestigt dat toestemming is verkregen en stopt het verwijderingsproces handmatig.

Verlopen toestemming – Als de toestemming van een kandidaat is verlopen, kun je deze vernieuwen door hen te informeren over de voortdurende opslag van gegevens.

Als je de gegevens van deze kandidaat wilt behouden, klik dan op de Al geïnformeerd knop die je ziet in het Data & privacy centrum van de kandidaat. Dit bevestigt dat de toestemming is verlengd en stopt het verwijderingsproces handmatig.

Wanneer je kandidaten hebt die voor verwijdering zijn gemarkeerd, zie je een rode box op de pagina met automatische instellingen voor verwijdering. Dit informeert je over het aantal kandidaten die pending verwijdering zijn, stelt je in staat om alle gemarkeerde kandidaten te bekijken, evenals de optie om Verwijder deze kandidaten niet. Door dit te doen, annuleer je alle geplande verwijderingen en reset je de instellingen. Houd er rekening mee dat de vorige instellingen niet kunnen worden hersteld, dus ga zorgvuldig te werk!

Als je de tijdsinstellingen voor automatische verwijdering aanpast, worden kandidaten die al voor verwijdering zijn gemarkeerd niet beïnvloed. Alle andere kandidatenprofielen worden opgeslagen volgens de bijgewerkte tijdsperiode.