Met de Requisities functie krijg je beter inzicht in welke vacatures zijn gepubliceerd, terwijl je ook je wervingsproces gedocumenteerd en gestructureerd houdt.

Voordat je een vacature aanmaakt, vullen gebruikers een verplicht requisitieformulier in met de nodige details, dat vervolgens naar de goedkeurder wordt gestuurd voor beoordeling en goedkeuring. Door aangepaste goedkeuringsstromen in te stellen, zorg je ervoor dat de juiste mensen altijd betrokken zijn.

In plaats van onmiddellijk een vacature aan te maken en te publiceren, moet eerst door elke gebruiker een requisitieformulier worden ingevuld, ongeacht hun toegangsniveau. Zodra het is ingediend, zullen de aangewezen goedkeurders de aanvraag bekijken en deze goedkeuren of afwijzen.

Als goedgekeurd, kan er een nieuwe vacature worden aangemaakt om het wervingsproces te starten.

Als deze wordt afgewezen, kan de maker van de requisitie aanpassingen maken en deze opnieuw indienen voor beoordeling, waardoor het goedkeuringsproces opnieuw start.

Het systeem houdt de status van elke requisitie bij, de goedkeuringsstroom, het aantal vacatures dat eruit is voortgekomen, de ingehuurde kandidaten, en de details die in het requisitieformulier zijn gegeven. Deze informatie is eenvoudig toegankelijk in het Overzicht van requisities en kan als rapport worden geëxporteerd.

Zodra de Requisities-functie is geactiveerd voor jouw bedrijf, ga naar Instellingen → Werving → Requisities en klik op het tabblad Formulier om het formulier in te stellen dat gebruikers moeten invullen voordat ze een vacature kunnen aanmaken.

Om meer te leren over hoe de creatiestroom eruitziet voor gebruikers, bekijk het artikel hier.

Deze instructies laten je toe om begeleiding te geven aan de maker van een nieuwe requisitie. Alle informatie die hier wordt toegevoegd, zal bovenaan het requisitieformulier verschijnen, zodat gebruikers begrijpen welke details ze moeten verstrekken en hoe ze het formulier correct kunnen invullen.

De standaardvelden zijn vooraf ingesteld en automatisch opgenomen in elk requisitieformulier. De informatie die in deze velden is ingevoerd, helpt bepalen welke goedkeuringsstroom zal worden geactiveerd en wordt ook gebruikt om overeenkomende velden vooraf in te vullen bij het aanmaken van een nieuwe vacature.

Naast de standaardvelden wil je misschien andere belangrijke informatie verzamelen. Om gedetailleerde gegevens te verzamelen en deze effectief bij te houden, kun je zoveel extra velden aanmaken als nodig door op + Veld toevoegen te klikken. Ze kunnen ook worden gebruikt om aangepaste goedkeuringsstromen te definiëren.

Bij het aanmaken van een extra veld kun je kiezen uit verschillende types, afhankelijk van welke het beste aansluit bij hoe je wilt dat de gegevens worden ingevoerd.

Bij het aanmaken van een extra veld kun je een beschrijving toevoegen om meer details te geven. Dit laat je toe om de veldtitel kort te houden voor een nettere rapportindeling, aangezien beschrijvingen niet zijn opgenomen bij het exporteren van requisities.

Je kunt een extra veld verplicht maken door het in te schakelen naar Verplicht. Dit zorgt ervoor dat gebruikers het veld moeten invullen voordat ze het formulier indienen.

Maak het formulier makkelijker in te vullen door gebruik te maken van de voorwaardelijke logica-optie, die velden toont of verbergt op basis van eerdere antwoorden. Bijvoorbeeld, het selecteren van “Optie A” kan extra velden tonen, terwijl het kiezen van “Optie B” ze verborgen houdt.

Om dit in te stellen, maak je een Enkele keuze of Dropdown veld aan met alle relevante opties, en configureer je welke velden moeten verschijnen voor elke specifieke keuze.

Schakel de Gebruik voorwaardelijke logica optie in en geef aan wanneer het veld moet worden getoond op basis van de selectie van de gebruiker.

Zodra het requisitieformulier is ingesteld, ga je naar het Stromen tabblad en klik je op Schakel Requisitie functie in om de goedkeuringsstromen te configureren.

Een goedkeuringsstroom bestaat uit een of meer stappen waarin gebruikers in jouw account een nieuw wervingsproces sequentieel kunnen beoordelen en goedkeuren. Goedkeurders in elke stap kunnen een requisitie goedkeuren of afwijzen. Als deze wordt afgewezen, moet de maker aanpassingen maken en deze opnieuw indienen, waardoor het proces opnieuw start.

De standaard goedkeuringsstroom is van toepassing op alle requisities, tenzij een aangepaste goedkeuringsstroom wordt getriggerd.

Bepaal wie requisities moet goedkeuren en, als meerdere goedkeuringen vereist zijn, bepaal of ze in een specifieke volgorde moeten plaatsvinden.

Op elke stap kun je kiezen of goedkeurders de goedkeuringsstroom kunnen bewerken van dat punt af. Klik op Opslaan wanneer je klaar bent om jouw standaardstroming in te stellen.

Met een aangepaste stroom kun je alternatieve goedkeuringsstromen instellen op basis van een of meer waarden die in het requisitieformulier zijn opgegeven, waaronder:

Begin met klikken op + Voeg aangepaste goedkeuringsstroom toe om een nieuwe stroom te creëren. Deze editor werkt hetzelfde als voor de standaard goedkeuringsstroom, behalve hier moet je de aangepaste stroom een titel geven en opgeven wanneer deze moet worden gebruikt met de keuzes onderaan.

Geef de waarden op uit het requisitieformulier waaraan deze stroom moet voldoen. Je kunt één of meerdere criteria invullen. Hoe minder criteria je opgeeft, hoe algemener de aangepaste stroom zal zijn. Het systeem zal prioriteit geven aan stromingen met de meeste overeenkomsten en die zonder overeenkomsten uitsluiten.

Zodra het wervingsproces is voltooid, kan de maker van de vacatureaanvraag of een beheerder van het bedrijf deze archiveren. Het archiveren van een verzoek verwijdert het uit de standaardweergave van de Overzicht van verzoeken en geeft aan dat er geen verdere actie nodig is.

Wanneer je een verzoek archiveert, kan de gebruiker een archiveringsreden selecteren. Standaard zijn de beschikbare redenen:

Standaard redenen kunnen worden bewerkt of verwijderd, en beheerders kunnen extra redenen toevoegen om gearchiveerde verzoeken gedetailleerder te categoriseren. Archiveringsredenen kunnen worden gebruikt als filters in het Overzicht van aanvragen.