När du utvärderar en kandidat kan det vara bra att få höra från personer som har jobbat med kandidaten tidigare. Det är här Referenser kommer väl till pass! Funktionen gör att du kan skicka ett formulär till referensen som hen kan fylla i när det passar denne. Du ser sedan svaret direkt i kandidatprofilen.
✨ En Företagsadmin behöver aktivera denna funktion i Tillägg för att komma igång
När du har aktiverat funktionen, går du till Inställningar → Mallar och där kan du då hitta ett nytt avsnitt som heter Referenser. Här hittar du en standardreferensmall för att hjälpa dig komma igång, likaså möjligheten att lägga till dina egna mallar.
Skapa/redigera referensmallar
Referensmallen är formuläret du skickar till personen du vill ska svara på frågorna. Detta låter dig att samla information som du vill ha, till exempel till exempel vilken jobbrelation referensen har till kandidaten, när de jobbade ihop och annat du vill veta.
Använd gärna Teamtailors standardmall om du vill, eller redigera den hur du vill. Då kan du även lägga till nya referensmallar för att passa de olika typerna av rekryteringsprocesser.
I referensformuläret kan du använda följande frågetyper:
Frågetyp/Titel | Beskrivning |
Kort text | En rad svar begärt |
Lång text | Tillåter referens att lägga till flera stycken avsnitt, ett bra sätt att indikera att du vill ha ett längre svar |
Siffra | Referensen kan endast svara med ett nummer |
Datum | Be användaren att välja ett datum som svar |
Flervalsfråga | Lägg till flera alternativ för referensen att välja mellan |
Envalsfråga | Tillåt referensen att välja ett av de angivna alternativen |
Obligatoriska frågor
Du kan göra vilken fråga som helst obligatorisk genom att kryssa i rutan Obligatorisk. Detta innebär att formuläret enbart kan skickas in om frågan har besvarats. Detta kommer att indikeras med en liten * bredvid frågan för mottagaren.
Skicka ett referensformulär
När du har skapat en mall för referenser är det dags att börja samla svar. Detta kan göras på tre sätt:
1. Skicka till en rekommenderare
När en kandidat kontaktar dig kan de välja att lämna Rekommendationer som kommer att läggas till på deras kandidatkort i rekommendationsavsnittet. En person som läggs till som rekommendation kommer att få en Ja / Nej-fråga: Om de skulle rekommendera kandidaten som en framtida kollega eller inte. När deras svar har skickats in kommer det att vara möjligt att begära en referens från dem, med hjälp av en av dina mallar.
2. Manuellt lägga till en referens
Du kommer också att kunna lägga till referenser manuellt på kandidatkortet. Klicka på + Lägg till referens i avsnittet Rekommendationer eller i åtgärdsmenyn under ⋮ Mer → Lägg till referens.
Lägg till information om personen du vill be om en referens från. Genom att klicka i Skicka e-post kommer referensformuläret att skickas så snart du har lagt till referensen. Om du lämnar denna option avmarkerad kan du istället skicka det senare när tiden är rätt.
3. Begära en referens automatiskt
Du kan ta automatiseringen av arbetsflödet till en annan nivå genom att lägga till en Be om feedback-trigger i din rekryteringsprocess. Välj bara vilken mall som ska skickas, och så snart kandidaten hamnar i detta steg skickas formuläret till alla referenser som har svarat Ja / Nej i det inledande e-postmeddelandet.
Hur ser det ut för referensen?
E-postmeddelandet som skickas till referenser ser ut ungefär så här (bilden till vänster). När en referens öppnar formuläret kommer hen till ett formulär på karriärsidan (bilden till höger).
Visa referensens svar
När ett referensformulär har besvarats kommer rekryteraren att bli informerad, och du kommer att se referensen direkt på kandidatkortet under Rekommendationer.
Vem kan se referensens svar?
Liksom mycket annat i Teamtailor är det viktigt att information bara visas för relevanta teammedlemmar. Därför är referensens svar bara synliga för det team som ska ha tillgång till dem. Om referensen har lagts till i ett jobb är det bara medlemmarna i jobbets rekryteringsteam som har tillgång till svaren.
Låter det komplicerat? Vi har listat vad som är tillgängligt för vilka användare i den här artikeln här.
Om du vill dela svaren med någon utanför ditt Teamtailor-konto kommer du att bli glad att veta att detta är en del av Funktionen Dela kandidater, listad under Rekommendationer & Referenser.
Vad händer om referensen inte svarar?
När du har skickat ett formulär till en referens ändras statusen för personen till Inväntar feedback. Om personen inte svarar kan du skicka en e-postpåminnelse till hen via din e-posttjänst. Du hittar personens e-postadress genom att hålla muspekaren över deras namn, klicka på ⋮ de tre punkterna:
De personer som tar emot begäran om referensformuläret kommer alltid att ha möjlighet att avstå direkt i e-postmeddelandet. Om en referens gör det tas hens uppgifter bort från kandidatprofilen. Apropå medgivanden så läggs obligatorisk juridisk information automatiskt till längst ned i e-postmeddelandet. Där finns också en länk till företagets integritetspolicy.
