Cuando tus candidatos envían sus solicitudes de trabajo o se conectan con tu empresa, recoges su permiso para procesar sus datos personales. Cuando se fuentea o se refiere a una candidata o candidato en el sistema, también puedes recoger su permiso para hacerlo.
Cómo se recogen estos permisos depende de tu configuración de los ajustes de Recoger permisos.
En este artículo, vamos a repasar la configuración de Gestionar permisos, donde decides cómo manejar los permisos recogidos con el tiempo. Esto incluye:
Especificar cuánto tiempo es válido el permiso de un candidato para que puedas mantener sus datos
Controlar si se envía una solicitud de renovación automática cuando el permiso expira
Editar el mensaje que sigue a tus solicitudes de renovación de permisos por correo electrónico
¿Ya almacenando candidatos en tu cuenta antes de configurar los ajustes de permisos? Asegúrate de aprender primero cómo recoger y gestionar sus permisos antes de continuar.
Establecer el tiempo de validación para el permiso recogido
Decide cuánto tiempo planeas mantener la información del candidato seleccionando el período de vencimiento deseado del menú desplegable.
Una vez que haya pasado este tiempo, el estado de privacidad del candidato se actualizará a Permiso expirado. En ese momento, puedes extender su permiso utilizando una de las siguientes opciones:
Enviar solicitudes de permiso manualmente
Por defecto, las solicitudes de permiso automáticas están deshabilitadas. Esto significa que una vez que el permiso de un candidato expire, el sistema los etiquetará como Permiso expirado, y tus Administradores de privacidad designados serán notificados.
Para extender permisos, puedes enviar manualmente un correo electrónico de solicitud de permiso de optar por participar o no participar utilizando selección masiva en el banco de candidatos.
Enviar solicitudes de permiso automáticamente
Puedes configurar las solicitudes de permiso para que se envíen automáticamente una vez que el permiso de un candidato expire. Para estos correos electrónicos, tienes dos opciones:
Correo electrónico de no participar
Este correo electrónico proporciona al candidato información sobre tu procesamiento de sus datos y la opción de no participar.
Esto significa que se le pide a la candidata o candidato que te informe si ya no desea ser parte de tu grupo de candidatas y candidatos mediante una solicitud de eliminación. Si no se realiza tal solicitud, el permiso de los candidatos se ampliará automáticamente por el tiempo de validación configurado arriba.
Te proporcionamos automáticamente una plantilla de correo electrónico para el correo electrónico de no participación, pero asegúrate de revisarla para garantizar que esté alineada con las preferencias de redacción de tu correo electrónico de no participación. Haz clic en Editar plantilla de correo electrónico para revisar y actualizar el correo electrónico.
El correo electrónico de optar por no participar recibido por la candidata o candidato se ve así. Verás la sección Eliminar mis datos al final del correo electrónico ↓
Correo electrónico de participar
Este correo electrónico proporciona al candidato información sobre tu procesamiento de sus datos, junto con una solicitud para extender su permiso activamente optando por participar.
Esto significa que la candidata o candidato debe dar un nuevo permiso para que puedas seguir almacenando sus datos. Cuando se da, el permiso se extenderá por el tiempo de validación configurado arriba. Si el permiso no se extiende, el candidato permanecerá marcado con Permiso expirado hasta que el candidato dé su permiso, solicite ser eliminado o tú lo elimines de tu sistema.
Te proporcionamos automáticamente una plantilla de correo electrónico para el mensaje de optar por participar, pero asegúrate de revisarla para garantizar que esté alineada con las preferencias de redacción de tu correo electrónico de optar por participar. Haz clic en 'Editar plantilla de correo electrónico' para revisar y actualizar el correo electrónico.
El correo electrónico de optar por no participar recibido por la candidata o candidato se ve así. Ves el botón Dar permiso en el correo electrónico ↓
¿Cuándo se envía el correo electrónico de optar por participar?
El correo electrónico de optar por participar se envía una semana antes de que el permiso expire.
Supongamos que has decidido almacenar los datos de tus candidatas y candidatos durante 12 meses, el correo electrónico se enviará una semana antes de que hayan pasado los 12 meses. Después de que hayan pasado 12 meses, y no se haya recogido nuevo permiso, el candidato será marcado con Permiso expirado.
Políticas de permisos locales
Usando nuestro complemento de Datos y privacidad basados en la ubicación, puedes configurar una política de permisos para cada país en tu cuenta, o aplicarla a varios países que compartan las mismas regulaciones.
Lee más sobre esta función aquí.
Este es solo un ejemplo visual. Por favor, asegúrate de seguir las regulaciones locales de datos al configurar tus ajustes.
Estados y advertencias de permisos
El estado de si una candidata o candidato ha dado o no permiso se puede encontrar en el Centro de datos y privacidad para candidatas y candidatos. Si una candidata o candidato no tiene un permiso válido, se mostrará una advertencia en su perfil en la barra de acción.
Lee más sobre los diferentes estados de privacidad en este artículo.
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