Nuestro servicio está diseñado para permitir el cumplimiento de las leyes aplicables de protección de datos. Este artículo te da una visión general de cómo puedes gestionar las solicitudes de las personas para acceder a los datos personales que procesas sobre ellas como candidatas.
Para ver cómo puedes enviar una solicitud de datos como candidata, consulta este artículo.
Configura la gestión de las solicitudes de datos
Al decidir cómo configurar los ajustes de tus solicitudes de datos, tienes dos cosas a considerar:
¿Quieres gestionar tus solicitudes 1. Automáticamente o 2. Manualmente?
Si optas por manejar las solicitudes de datos manualmente, ¿debería ser posible personalizar la respuesta a cada solicitud o no?
Una vez que decidas tu enfoque, ve a Configuraciones → Datos & Privacidad → Solicitudes para comenzar tu configuración de gestión de respuestas a solicitudes de datos.
1. Gestión automatizada de solicitudes de datos
Una vez que una candidata haya enviado una solicitud de datos, se envía automáticamente un correo electrónico con los datos que seleccionaste incluir en la respuesta a su correo como un archivo .zip. Se incluirá un enlace para descargar los datos en el correo, junto con un mensaje de respuesta.
Veamos cómo configurar esto:
a. Activa la Automatización
Asegúrate de que la opción Automatizar solicitudes de datos esté activada.
b. Elige qué Datos incluir
Puedes elegir qué datos quieres incluir en la respuesta automática a las solicitudes de datos de las candidatas. Esto se hace seleccionando las categorías de datos que deseas que la candidata reciba.
Las categorías por defecto previamente elegidas incluyen principalmente datos que las candidatas ya han visto o que han enviado ellas mismas.
Para obtener una visión detallada de las categorías de datos que se pueden enviar y qué datos incluye cada categoría, haz clic aquí.
c. Revisa el mensaje de respuesta
Revisa el mensaje que se enviará como respuesta a las candidatas, junto con sus datos. Hemos creado un mensaje de respuesta plantilla que se usa automáticamente a menos que lo edites.
Cómo encontrar solicitudes de datos gestionadas automáticamente
Puedes encontrar detalles sobre la solicitud en el centro de Datos & Privacidad de la candidata. Como gestor de privacidad, también recibirás una notificación por correo electrónico de que una candidata ha solicitado sus datos y que han sido gestionados automáticamente.
2. Gestión manual de solicitudes de datos
Una vez que una candidata envía una solicitud de datos, recibirás una solicitud entrante. Esta solicitud debe ser gestionada manualmente por tu Empresa o Admins de Reclutamiento. Puedes elegir si los datos compartidos deben ser personalizables por solicitud o establecidos como estándar. Una vez que se crea una respuesta, se envía un correo que contiene los datos seleccionados a la candidata.
a. Desactivar la automatización
Si deseas gestionar tus solicitudes de datos manualmente, asegúrate de que la configuración llamada Automatizar solicitudes de datos esté desactivada.
b. Configuraciones personalizables y elige qué Datos incluir
Puedes elegir si deseas que cada respuesta a las solicitudes de datos sea personalizable o no.
Si activas configuraciones personalizables, cada persona que responda a una solicitud de datos puede personalizar qué categorías de datos incluir en cada solicitud de datos, así como ajustar el mensaje de respuesta a la candidata.
Si las configuraciones personalizables están desactivadas, solo las categorías de datos que tú, como Admin de la Empresa, hayas seleccionado como estándar podrán incluirse en cada respuesta a una solicitud de datos. El mensaje de respuesta será la versión predeterminada y no se podrá editar para cada solicitud.
Al igual que con las respuestas automáticas a las solicitudes, puedes elegir qué categorías de datos deseas incluir en la respuesta manual. Esta selección no se podrá editar por la persona que responde a la solicitud de datos si la personalización está desactivada.
Para obtener una visión detallada de las categorías de datos que se pueden enviar y qué datos incluye cada categoría, haz clic aquí.
Ten en cuenta que solo los Admins de Reclutamiento y de la Empresa pueden gestionar respuestas manuales a solicitudes de datos. La razón de esto es que solo estos roles tienen acceso a todos los datos relacionados con la candidata y sus solicitudes de vacante.
c. Revisa el mensaje de respuesta
Revisa el mensaje que se enviará como respuesta a las candidatas, junto con sus datos. Hemos creado un mensaje de respuesta plantilla que se usa automáticamente a menos que lo edites.
Cómo responder tus solicitudes de datos manualmente
1. Encuentra las solicitudes de datos
Puedes encontrar tus solicitudes pendientes de varias maneras:
El panel de Teamtailor: En el panel personalizable puedes agregar un widget de Datos & Privacidad, incluyendo información sobre candidatas que han hecho solicitudes de datos. El resumen del widget solo incluye solicitudes de datos de candidatas a las que tienes acceso.
Banco de candidatas: Para encontrar tus solicitudes de datos entrantes, puedes ir a Candidatas → Aplica el filtro “Solicitado el: Cualquier fecha” para encontrar todas las solicitudes pendientes. Solo verás las solicitudes de datos de candidatas a las que tienes acceso.
Notificaciones: Los gestores de privacidad recibirán notificaciones de las solicitudes entrantes. Estas notificaciones se envían por correo electrónico. Más información se puede encontrar aquí.
2. Responde a la solicitud de datos
Para responder a una solicitud de datos, abre la tarjeta de la candidata → ⋮ Más → Datos & Privacidad.
En la parte superior del centro de Datos & Privacidad, verás un aviso notificándote que la candidata ha solicitado sus datos y cuándo hizo la solicitud. Para responder, haz clic en Compartir datos.
Luego podrás ver qué categorías de datos se incluirán en la respuesta a la candidata, así como el mensaje de respuesta. Si tienes habilitadas configuraciones personalizables, podrás editar qué categorías de datos incluir así como modificar el texto del mensaje de respuesta.
Una vez hecho, haz clic en Compartir datos. La candidata ahora recibirá el correo de respuesta con el mensaje junto con un enlace para descargar los datos como un archivo .zip, debajo del mensaje de respuesta.
Consulta aquí cómo será el proceso para las candidatas.
Cualquiera con acceso a la candidata podrá ver que la respuesta ha sido enviada en el centro de Datos & Privacidad de la candidata y cuándo fue gestionada. Los admins de la empresa también podrán ver que se ha gestionado una solicitud en el Registro de auditoría, quién la gestionó y cuándo fue gestionada.
Descripción detallada de las categorías de datos
Ten en cuenta que esta función, al igual que todos nuestros servicios, está en continuo desarrollo, y los puntos de datos compartidos es probable que cambien con el tiempo.
Consulta la tabla a continuación para obtener una visión general de los datos compartidos por categoría:
Categoría | Datos incluidos |
Eventos de auditoría de la función de registro de auditoría
|
|
Respuestas del candidato |
|
Documentos del candidato |
|
Campos y etiquetas personalizadas de la candidata |
|
Documentos de la empresa |
|
Entrevistas |
|
Solicitudes de empleo |
|
Ofertas de empleo |
|
Reuniones
Reuniones reservadas a través de Teamtailor. Ten en cuenta que la grabación de la reunión compartida y la transcripción cubrirán la grabación completa de la reunión, incluyendo cualquier conversación grabada antes o después de que el candidato se una a la reunión. |
|
Mensajes
Se incluyen mensajes enviados y recibidos. Los SMS y los InMail también se incluirán, en caso de que haya alguno.
|
|
Comentarios |
|
Puntuaciones NPS |
|
Resultados de pruebas hechas a través de un partner del Marketplace |
|
Información de perfil |
|
Reseñas
Se incluyen tanto las revisiones de la candidata como de las solicitudes de trabajo. |
|
Evaluaciones de preselección realizadas por Co-pilot usando nuestra función de preselección de candidatos |
|
Documentos firmados utilizando nuestra función de firma electrónica |
|
Respuestas de la encuesta usando nuestra característica de encuesta
Las respuestas a encuestas abiertas y confidenciales están incluidas. |
|
🤖 Este artículo ha sido traducido mediante IA. Avísanos si algo parece incorrecto.