Cuando los candidatos envían una solicitud de empleo, conectan con tu empresa o se añaden al sistema mediante sourcing o recomendaciones, las leyes de protección de datos pueden exigir que informes sobre cómo se procesarán sus datos personales.

En algunos casos, también deberás obtener su consentimiento antes de usar sus datos. Para facilitar estos requisitos, puedes usar los ajustes de Recopilar permisos. Estos ajustes te permiten:

Cuando un candidato hace clic en Enviar solicitud o elige Conectar con tu empresa, acepta que sus datos personales se almacenen en tu sistema.

Si prefieres que los candidatos den permiso de forma más activa, puedes activar casillas en el formulario de solicitud.

Para ambas opciones, solicitudes y Connect, puedes configurar dos tipos de permisos diferentes y elegir cómo se recopilan de los candidatos.

El permiso se puede recopilar obligando al candidato a seleccionar una casilla antes de enviar su solicitud o conectar con tu empresa.

Para activar esta opción, habilita Activar casilla de permiso. Luego podrás ajustar los términos asociados al envío de la solicitud o inscripción en Connect.

Al activarlo, los candidatos deberán marcar la casilla para poder enviar su solicitud y/o conectar.

Cuando los candidatos envían su solicitud o conectan con tu empresa, puedes mostrar una casilla secundaria.

Esto permite que los candidatos indiquen claramente si quieren que sus datos se usen para futuras vacantes.

Para activarlo, habilita Activar casilla adicional para permiso de futuros empleos. Al activarlo, puedes personalizar los términos que se muestran cuando los candidatos envían su solicitud o se inscriben en Connect.

La casilla no será obligatoria para enviar solicitudes o conectar contigo.

Al hacer clic en Editar plantilla de correo, puedes configurar el email que se enviará cuando pidas permiso manualmente a los candidatos para contactarlos sobre futuras oportunidades.

Personaliza el mensaje para que se adapte al tono de tu empresa y explique claramente por qué quieres mantener el contacto. Haz clic en Guardar plantilla para guardar los cambios y preparar el email para su uso.

Luego, este email se podrá enviar directamente a los candidatos cuando desees pedirles permiso manualmente para guardarlos. Ve a tu banco de candidatos, activa la selección múltiple (1), marca los candidatos que quieras (2) y elige Retención de datos en el menú de acciones.

Selecciona la opción Pedir permiso para futuros empleos y haz clic en Enviar mensaje. Esto cambiará el estado del permiso para futuros empleos del candidato a Solicitado.

A continuación, encontrarás ejemplos de cómo tus opciones para recoger permisos se presentarán a las candidatas y candidatos:

Este es un ejemplo de cómo puede verse el email de solicitud de permiso para futuros empleos enviado a un candidato. El email incluye automáticamente botones de Sí y No para que los candidatos puedan responder fácilmente.

Cuando un candidato es añadido o recomendado manualmente al sistema, puede que no le hayas informado cómo se procesarán sus datos o no hayas recogido su consentimiento cuando hacía falta. Para asegurarte de cumplir con la normativa, sigue estos pasos para recopilar permisos a través del sistema:

Elige cuánto tiempo deben almacenarse los datos antes de que el sistema marque el permiso como faltante.

Cuando pase el período de retención, el estado de privacidad del candidato cambiará a Permiso faltante, para que puedas solicitar su consentimiento. Puedes decidir si recopilar este permiso automáticamente o manualmente.

El sistema enviará una solicitud de permiso por email de opt-in, indicada con la casilla que se muestra a continuación:

Te damos automáticamente una plantilla de correo electrónico para este mensaje, pero asegúrate de revisarlo para asegurarte de que se alinea con las preferencias de tu empresa para el texto de tu mensaje de opt-in. Haz clic en Editar plantilla de correo para revisar y actualizar el email.

Si has activado la Casilla adicional para permiso de futuros empleos, la solicitud de permiso también la incluirá.

El mensaje de opt-in para candidatos añadidos o recomendados puede enviarse manualmente desde el centro de datos y privacidad del candidato, pulsando Solicitar permiso.

Envía el mensaje de opt-in a varios candidatos a la vez usando la selección múltiple en tu banco de candidatos y eligiendo Retención de datos.

A continuación hay un ejemplo de cómo puede verse un email de opt-in enviado a candidatos añadidos y recomendados. El email incluye automáticamente un botón de Dar permiso para que los candidatos puedan dar su consentimiento fácilmente.

Si has activado la Casilla adicional para permiso de futuros empleos, se pedirá este permiso tras el permiso inicial para procesar sus datos.

El estado de si un candidato ha dado o no permiso se puede consultar en el centro de datos y privacidad del candidato. Encontrarás esto yendo a la persona en cuestión y haciendo clic en ⋮ Más en la barra de acciones.

Si un candidato aún no ha dado su permiso inicial o para futuros empleos, se marcará como Permiso faltante.

En el banco de candidatos puedes usar filtros de privacidad para encontrar candidatos con un estado específico, por ejemplo. Permiso faltante.

Lee más sobre los diferentes estados de privacidad aquí.