La boîte de réception présente une vue d'ensemble de toutes les conversations actives entre un utilisateur et un candidat, ce qui en fait un formidable outil pour ne rater aucune conversation !
Le fonctionnement de la boîte de réception
La boîte de réception se situe en haut à droite de l'écran, à côté de l'icône cloche des notifications. C'est ici qu'apparaîtront tous les messages des candidats. Pour ouvrir la boîte de réception, il suffit de cliquer sur l'icône et elle s'ouvrira sur la gauche, affichant les conversations en cours.
Les deux affichages
Mes messages : Celle-ci permet d'afficher toutes les conversations auxquelles l'utilisateur a participé, c'est-à-dire celles dans lesquelles il/elle a écrit à un candidat, ou celles qui lui ont été assignées.
☝️ Remarque : une conversation apparaît dans "mes messages" pour tous les utilisateurs y ayant participé à un moment ou un autre.
Messages de l'équipe : Ceux-ci affichent toutes les conversations avec des candidats que l'utilisateur a été invité à consulter. C'est l'endroit idéal pour suivre les conversations des différents collègues. Des conversations s'afficheront si elles appartiennent à une équipe, ou si l'utilisateur y a été ajouté.
En quoi une conversation peut appartenir à une équipe :
Si un message survient dans le cadre d'une offre d'emploi, celui-ci s'affichera dans la section "messages de l'équipe" pour toute l'équipe de recrutement.
Si un message survient dans un cadre plus général, il apparaîtra dans la section "messages de l'équipe" pour les membres des équipes affiliées.
Les statuts de conversation
Lors de l'ouverture de la boîte de réception, l'un des affichages mentionnés sera visible. Ensuite, ces conversations pourront être filtrées pour en consulter qu'un certain type. De quoi assurément aider dans son organisation ! Regardons cela un peu plus en détail, et gardons à l'esprit que ces filtres dépendent de l'affichage spécifique choisi.
Tous : ce filtre affiche toutes les conversations en cours
Non lus : ce filtre affiche toutes les conversations en attente de lecture
Sans réponse : ce filtre affiche les conversations lues, mais qui demeurent sans réponse
Archivés : ce filtre affiche toutes les conversations archivées*
*une conversation archivée est toute conversation qui a été archivée (ou clôturée) manuellement. Cependant, si un candidat venait à répondre dans un fil de discussion archivé, ce dernier s'afficherait de nouveau comme étant actif.
💡 Les conversations terminées, il faut les archiver ! C'est un excellent moyen de veiller à ce que les conversations ouvertes soient celles qui sont actives et qui réclament de l'attention.
La vue d'ensemble d'une conversation
À présent, intéressons-nous aux détails d'une conversation donnée ! Tout d'abord, il faut cliquer sur le message pour ouvrir le fil de discussion. Voilà à quoi cela ressemble :
C'est ici que les messages sortants sont envoyés au candidat, tout en voyant aussi les messages entrants. Comme toujours, les e-mails (personnels et ceux de l'équipe) sont affichés en rose, et ceux des candidats en gris clair.
Dans l'affichage de la conversation, de nombreuses actions sont disponibles (en plus du très évident « répondre au message »). Il faut regarder en haut à droite de la fenêtre pour voir les options disponibles :
Programmer une réunion avec le candidat à l'aide de la fonctionnalité Calendrier
Afficher le profil complet du candidat
Archiver la conversation une fois terminée
Afficher plus d'options, comme :
Marquer comme non lu : ceci marque la conversation comme non lue
Réassigner : réassigner la conversation à un autre utilisateur fera que le message disparaîtra de l'affichage dans "ma boîte de réception" pour atterrir dans celle du collègue qui sera alors notifié en cas de réponse du candidat
Ajouter des utilisateurs : pour qu'un autre utilisateur participe à cette conversation, c'est ici qu'on l'inclue. La conversation s'affichera alors pour cet utilisateur dans la section "messages de l'équipe" (À noter : seuls des utilisateurs ayant accès au candidat pourront être ajoutés)
Qui peut visualiser la conversation ?
En consultant une conversation, il est commun de se demander qui pourra voir les messages envoyés. La réponse est simple : tous les utilisateurs listés au-dessus du message pourront le voir. Il s'agit des utilisateurs ayant communiqué avec le candidat ou ayant été ajoutés à la conversation.
Voici comment fonctionnent les « Messages de l'équipe ».
Si un message survient dans le cadre d'une offre d'emploi, la conversation apparaîtra dans la section « Messages de l'équipe » pour toute l'équipe de recrutement.
Si un message survient dans un cadre plus général, tout dépendra de si la plateforme parvient à trouver une équipe adaptée au département et/ou localisation du candidat. Le cas échéant, la conversation s'affichera pour cette équipe dans la section « Messages de l'équipe ». Dans le cas contraire, un seul utilisateur sera assigné.