Met onze e-handtekeningfunctie kun je je wervings- en onboardingproces digitaliseren door kandidaten in staat te stellen belangrijke documenten rechtstreeks via Teamtailor te ondertekenen.

Onze e-handtekening functie valt onder specifieke voorwaarden, die belangrijke aspecten reguleren zoals het niveau van handtekening dat wordt aangeboden (momenteel Standaard Elektronische Handtekening onder eIDAS), verantwoordelijkheid voor gegevensbewaring, etc. Je kunt de volledige voorwaarden hier lezen.
Je kunt de volledige voorwaarden hier lezen.
​

E-handtekening kan worden ingeschakeld voor vacatures die zijn aangemaakt met onze Vacaturefunctie. Dit stelt je kandidaten in staat om hun handtekening rechtstreeks op de vacaturepagina toe te voegen.

Wanneer je een nieuw functieaanbod aanmaakt, staat de optie Functieaanbod ondertekenbaar maken standaard aan. Je kunt de volledige flow voor het aanmaken van vacatures bekijken in ons artikel hier.

De aanbieding wordt bijgewerkt volgens de statussen van vacatures, waarbij Geaccepteerd betekent dat de kandidaat de vacature heeft ondertekend.

Zodra de vacature is gegenereerd, zal deze naar het e-mailadres van de kandidaat worden gestuurd voor ondertekening. Op de vacaturepagina zullen ze alle toegevoegde informatie vinden, samen met een sectie onderaan waar ze hun handtekening kunnen toevoegen.
​

Zodra alles volledig is ondertekend, zal de vacature beschikbaar zijn voor download op de kandidatenkaart onder de sectie Vacatures voor gebruikers die toegang hebben.​

Een bevestiging, samen met een kopie van het getekende document, zal per e-mail naar de kandidaat worden gestuurd.

De hoofd recruiter voor de vacature en de geselecteerde contactpersoon ontvangen ook een melding wanneer de vacature is ondertekend, op voorwaarde dat de Kandidaat antwoordde vacature melding is ingeschakeld.

Als je onze add-on functie Goedkeuringsstromen voor vacatures gebruikt, wordt de aanbieding eerst naar de goedkeurders gestuurd voor ondertekening voordat deze met de kandidaat wordt gedeeld. Alle goedkeurders ontvangen een kopie van de volledig ondertekende vacature.
​

Wanneer je onze Onboardingfunctie gebruikt, kun je ondertekenbare documenten zoals NDA's of bedrijfsbeleid rechtstreeks op het onboarding-dashboard van de nieuwe medewerker toevoegen.

Tegelijkertijd kan je team dezelfde documenten ondertekenen binnen Teamtailor, waardoor het proces soepel en efficiënt verloopt voor alle betrokken partijen.

Stel je ondertekenbare documenttemplates voor onboarding in de sectie onder Instellingen → Sjablonen → Ondertekenbare documenten in. Klik op Plaats handtekening en kies waar je deze wil plaatsen, meestal aan het einde van het document.

Het document moet in PDF-formaat zijn en ruimte bevatten voor het plaatsen van handtekeningen. Je kunt handtekeningen aanvragen van de kandidaat, onboarding manager en/of andere gebruikers.

Je kunt handtekeningen aanvragen van de sollicitant, onboarding manager en/of andere gebruikers. Zodra handtekening markeringen zijn toegevoegd, klik op Opslaan om de documentinstellingen te voltooien.

Ondertekenbare documenten kunnen op twee manieren worden toegevoegd in het onboarding proces:

Je kunt kiezen uit de documenten die zijn ingesteld onder Instellingen → Templates → Ondertekenbare documenten, of een ander PDF-bestand rechtstreeks uploaden.

Zodra een ondertekenbaar document is ingediend, zullen alle ondertekenaars per e-mail worden geïnformeerd over hun wachtende handtekening. Alle partijen zullen kunnen ondertekenen vanaf het moment dat het document is gedeeld.

Zodra het document volledig is ondertekend, wordt een kopie van het ondertekende document per e-mail naar alle ondertekenaars gestuurd.

De kandidaat ontvangt een e-mail waarin ze worden geïnformeerd dat hun handtekening op een document is aangevraagd. De documenten die ze moeten ondertekenen zijn te vinden zodra ze inloggen op hun Onboarding dashboard onder de Documenten sectie.

Door op het document te klikken, kan de kandidaat een preview bekijken en het downloaden. Alle toegevoegde ondertekenaars worden in het document weergegeven met hun naam en handtekening zodra ze ondertekenen. Onder aan de pagina kan de kandidaat hun handtekening ondertekenen en opslaan.

De status van de documentondertekening zal dienovereenkomstig worden bijgewerkt op het onboarding dashboard van de kandidaat.

Gebruikers die zijn toegevoegd als ondertekenaar ontvangen een e-mail waarin ze worden geïnformeerd dat documenten hun handtekening vereisen. Het document zal beschikbaar zijn voor ondertekening op de bijbehorende Onboarding pagina onder de Documenten sectie in Teamtailor.

Door op het document te klikken, opent een preview waar de gebruiker hun handtekening kan toevoegen. Alle ondertekenaars worden in het document vermeld met naam, en hun handtekeningen verschijnen ook in de preview zodra ze hebben ondertekend.

De ondertekenstatus van het document wordt bijgewerkt in de Documenten sectie op de Onboarding pagina.

Alle ondertekenaars - zowel kandidaten als gebruikers - worden per e-mail op de hoogte gesteld wanneer hun handtekening op een document is aangevraagd.

Bovendien hebben gebruikers toegang tot een nieuwe melding in de Onboarding sectie. Deze melding informeert hen wanneer een nieuwe handtekening aan een document is toegevoegd waar ze als ondertekenaar en/of als onboarding manager voor die onboarding zijn vermeld.

Wanneer je onze e-handtekening functie activeert, worden er twee nieuwe opties gerelateerd aan ondertekenbare documenten beschikbaar: