Vår funktion för gruppmöten hjälper dig att organisera gruppintervjusessioner på plats med dina kandidater.

I den här artikeln går vi igenom hur du skapar flera mötessessioner, sätter deltagargränser och låter kandidater välja den tid som passar dem bäst – allt i ett smidigt flöde.

Ett gruppmöte kan skapas på tre sätt inom ett jobb:

Låt oss gå igenom detaljerna du ställer in när du skapar gruppmötet.

Börja med att ge mötet en titel, som kommer att visas i inbjudan. Välj sedan vem som ska vara arrangör för mötet och vilka teammedlemmar som ska delta i mötet. Arrangören kommer vara avsändaraliaset för mötet och inbjudningsmailet.

Välj vilka tider du vill att kandidaterna ska välja mellan, samt platsen för mötet samt hur många kandidater som kan delta samtidigt. Du kan även ställa in om kandidater ska flyttas till ett specifikt steg beroende på vilken session de väljer.

Det finns ingen begränsning för antal sessioner; skapa så många du vill.

Kandidaterna kan välja den session som passar dem bäst. När en sessions maxantal kandidater uppnåtts, tas den tiden bort och fler kan inte välja den.

Alla inbjudna kandidater får ett mejl med alla mötesdetaljer och möjligheten att välja vilken session de vill delta i. Här kan du även lägga till ett kort meddelande om du vill komplettera med mer information.

Kandidater kan bjudas in till gruppmöten på två sätt: antingen via en trigger eller genom att bjuda in dem via välj flera-funktionen.

För att förenkla ditt arbete kan du välja att lägga till triggern Bjud in till gruppmöte i vilket steg som helst i rekryteringsprocessen. Det innebär att alla kandidater som hamnar i det steget automatiskt får en inbjudan utan att du behöver göra något.

För att komma igång öppnar du jobbet det gäller, klickar på de tre prickarna bredvid namnet på steget och klickar på Triggers → Bjud in till gruppmöte.

Där kan du skapa ett nytt gruppmöte eller välja ett befintligt som kandidaterna ska bjudas in till. Kandidaterna får då inbjudan med alla mötesuppgifter som du tidigare satt upp, och kan välja den session som passar dem bäst.

Vill du bjuda in en eller flera specifika kandidater manuellt, använder du välj-flera funktionen. När de har valts hittar du alternativet Bjud in till gruppmöte i åtgärdsmenyn.

Här kan du sedan välja vilket gruppmöte de ska få och välja en session från:
​

Under fliken kalender hittar du en översikt över alla mötessessioner. Genom att klicka på en session kommer du till gruppmötesvyn kopplat till den sessionen.

I mötesvyn ser du enkelt vilka kandidater som bjudits in, valt session och vem som inte svarat än.

Under avsnittet Sessions i mötesvyn kan du se både tidigare och kommande sessioner som är kopplade till detta möte.
​
I den här vyn kan du enkelt exportera listan över kandidater som ska eller har deltagit i vilken session som helst. Exporten levereras i CSV-format och inkluderar kandidaternas namn och e-postadress.
​

Vid behov kan du även göra ändringar i mötet genom att klicka på Redigera möte längst ner i mötesvyn.

För att säkerställa att ändringarna syns, glöm inte att klicka på Spara..

Inbjudan skickas direkt till kandidatens e-postinkorg och innehåller all information du fyllt i. Det här kommer se ut som följande:

När de klickar på knappen Välj en session i mejlet, får de upp de tillgängliga sessionerna. När de har valt en session, kommer de att se Möte bekräftat och kan lägga till mötet i sin kalender.

Användarna som lagts till för att delta i avsnittet Teammedlemmar får också en inbjudan via mejl. Det mejlet innehåller information om de kommande sessionerna.

Mailet innehåller också en bilaga (i .ics-format) per session. Denna kan användas för att lägga till mötet i deltagarens externa kalender. Beroende på e-postleverantör kan filerna automatiskt läggas till och kalendern föreslår då att du lägger till evenemangen. Om detta inte stöds kan deltagaren enkelt ladda ner filerna för att lägga till dem manuellt.

Standardkalenderhändelsen kommer att innehålla följande information:

Arrangören för mötet är avsändare av inbjudan till kandidaterna. Dock kommer de själva inte att få någon mötesinbjudan. Istället läggs mötet automatiskt till i deras externa kalender om de har kopplat sin kalender. Du kan läsa mer om hur du kopplar din kalender här.