För att börja, rekommenderar vi att du ansluter din kalender för att säkerställa att du kan använda vår smarta schemaläggningsfunktion. Det kommer att tillåta dig att utan ansträngning skicka flera datum- och tider som fungerar för dig och ditt team. Det här ger kandidaten möjlighet att välja den mest lämpliga mötestiden, vilket gör hela processen smidigare och mer flexibel.

För att schemalägga ett möte med en kandidat, klicka på Boka möte i åtgärdsfältet som finns på kandidatkortet.

Börja med att lägga till detaljer för mötet. Denna information kommer att skickas med inbjudan till kandidaten.

Låt oss titta på detaljerna som visas i det här fönstret, ska vi?

Den första avsnittet låter dig utforma ett meddelande som ska skickas tillsammans med mötesinbjudan. Det är också där du kan välja vilket jobb mötet är för.

Börja med att ge mötet en titel, som kommer att visas i inbjudan.
Bjud in kollegorna som kommer att delta i mötet. För att göra det, klicka på deras profil under Teammedlemmar.

Se till att de kollegor du bjuder in också har anslutit sina kalendrar för att ta hänsyn till deras tillgänglighet. Alla användare med ansluten kalender markeras med en liten kalenderikon framför sina namn, såhär:

Slutligen, välj vem som ska vara Organisatör för mötet. Denna person kommer att vara avsändaralias för mötet.

För Plats, välj mellan platserna som har ställts in i ditt konto genom att klicka på platsmarkören eller lägg till en anpassad adress. Om mötet är över video, kommer du att kunna välja videoservicen här. Läs mer om videomöten här!

Om du har aktiverat funktionen Mötesrum, kommer du att se en extra rullgardinsmeny där du kan välja ett tillgängligt mötesrum. Du kan läsa mer om att aktivera mötesrum här!

Berätta för kandidaten när ni ska träffas, eller skicka tidsluckor för dem att välja mellan.

Ange specifik tid: Om du har kommit överens om en tid med kandidaten, välj helt enkelt den specifika tiden och datumen.

Kandidat självbokning: Skicka en bokningsformulär till kandidaten, med tillgängliga tider från de valda teammedlemmarnas* kalendrar att välja mellan. Lär dig mer om detta här!

* Teammedlemmar med anslutna kalendrar.

Lägg till en intervju-kit som ska användas för intervjun och välj vem som ska fylla i det. Läs mer om Intervju-kit här!!

Du kan också välja att skicka en påminnelse om feedback till teammedlemmarna. Även en påminnelse för kandidaten en dag innan.

Ta en sista titt på meddelandet och skicka det till kandidaten!

Inbjudan till kandidaten skickas direkt till deras e-postinkorg och kommer att se ut något som detta:

På vänster sida ser du hur e-postmeddelandet ser ut för en Kandidat själv schemalägga möte. Om kandidaten klickar på Gå till bokningsformulär kommer de att tas till en kalendervy där de kan välja den tidslucka som passar dem. Om kandidaten klickar på Visa mötesdetaljer, kommer de att se mötesdetaljerna presenterade som på höger sida. På bilden ovan med Mötesdetaljer så är det när kandidaten har valt en tid.

När din kandidat väljer en tid kommer det att se ut något liknande detta:

Användarna som har lagts till för att delta i delen Team members kommer också att få en inbjudan via e-post. Det här e-postmeddelandet kommer att innehålla detaljer om det kommande mötet samt en knapp för Visa mötesdetaljer som tar användaren direkt till kandidatkortet och mötesdetaljerna. Här kan de svara och se kommunikationen som skickats till kandidaten.
​

I den e-postinbjudan finns också en händelsebilaga inkluderad (en fil i .ics-format). Detta kan användas för att lägga till mötet i den externa kalender som deltagaren använder. Beroende på e-postleverantören kan filen hämtas och kalendern kommer sedan föreslå att lägga till händelsen automatiskt. Om detta inte stöds av leverantören kan deltagaren enkelt ladda ner filen för att lägga till den manuellt.

Standardkalenderhändelsen kommer att innehålla följande information:

Mötesarrangören kommer att vara avsändaren av inbjudningarna till kandidaterna och deltagarna som läggs till under Teammedlemmar. Dock kommer de själva inte att få någon e-postinbjudan. Istället läggs mötet automatiskt till i deras externa kalender.