Mit der Requisitions-Funktion erhältst du ein besseres Management darüber, welche Stellen veröffentlicht sind, während du auch deinen Einstellungsprozess dokumentiert und strukturiert hältst.

Bevor ein Job erstellt wird, füllen die Benutzer ein obligatorisches Anforderungsformular mit den nötigen Informationen aus, das dann zur Überprüfung und Genehmigung an den Genehmiger gesendet wird. Durch die Einrichtung individueller Genehmigungsabläufe kannst du sicherstellen, dass immer die richtigen Personen einbezogen sind.

Anstatt einen Job sofort zu erstellen und zu veröffentlichen, muss zunächst von jedem Benutzer ein Anforderungsformular ausgefüllt werden, unabhängig von ihrer Zugriffsrolle. Sobald das Formular eingereicht wurde, werden die zugewiesenen Genehmiger die Anforderung überprüfen und entweder genehmigen oder ablehnen.

Wenn genehmigt, kann ein neuer Job erstellt werden, um den Rekrutierungsprozess zu starten.

Wenn abgelehnt, kann der Ersteller der Anforderung Anpassungen vornehmen und sie zur Überprüfung erneut einreichen, wodurch der Genehmigungsprozess neu gestartet wird.

Das System verfolgt den Status jeder Anforderung, den Genehmigungsablauf, die Anzahl der daraus erstellten Jobs, die eingestellten Kandidaten und die im Anforderungsformular angegebenen Details. Diese Informationen können ganz einfach im Requisitions-Überblick abgerufen und als Bericht exportiert werden.

Sobald die Requisitions-Funktion für dein Unternehmen aktiviert ist, gehe zu Einstellungen → Rekrutierung → Requisitions und klicke auf die Registerkarte Form, um das Formular einzurichten, das die Benutzer ausfüllen müssen, bevor sie einen Job erstellen.

Um mehr darüber zu erfahren, wie der Erstellungsablauf für Benutzer aussieht, schau dir den Artikel hier an.

Diese Anweisungen geben dir die Möglichkeit, dem Ersteller einer neuen Anforderung Anleitungen zu geben. Alle hier hinzugefügten Informationen erscheinen oben im Anforderungsformular und helfen den Benutzern zu verstehen, welche Details sie angeben müssen und wie sie das Formular korrekt ausfüllen.

Die Standardfelder sind voreingestellt und werden automatisch in jedes Anforderungsformular aufgenommen. Die Informationen, die in diesen Feldern eingegeben werden, helfen zu bestimmen, welcher Genehmigungsablauf ausgelöst wird, und werden auch verwendet, um passende Felder bei der Erstellung eines neuen Jobs vorauszufüllen.

Neben den Standardfeldern möchtest du vielleicht weitere wichtige Informationen sammeln. Um detaillierte Daten zu sammeln und diese effektiv nachzuverfolgen, kannst du so viele zusätzliche Felder erstellen, wie du benötigst, indem du auf + Feld hinzufügen klickst. Sie können auch verwendet werden, um benutzerdefinierte Genehmigungsabläufe zu definieren.

Beim Erstellen eines zusätzlichen Feldes kannst du aus verschiedenen Typen wählen, je nachdem, welcher am besten geeignet ist, um die gewünschten Daten einzugeben.

Beim Erstellen eines zusätzlichen Feldes kannst du eine Beschreibung hinzufügen, um mehr Details bereitzustellen. Das ermöglicht es dir, den Titel des Feldes kurz zu halten, um ein aufgeräumtes Berichtslayout zu erhalten, da Beschreibungen nicht in die Exportierung von Anforderungen aufgenommen werden.

Du kannst ein zusätzliches Feld erforderlich machen, indem du es auf Erforderlich umschaltest. Das stellt sicher, dass die Benutzer das Feld ausfüllen müssen, bevor sie das Formular absenden.

Erleichtere das Ausfüllen des Formulars, indem du die Option zur bedingten Logik verwendest, die Felder basierend auf vorherigen Antworten anzeigt oder ausblendet. Wenn du zum Beispiel „Option A“ auswählst, können zusätzliche Felder angezeigt werden, während „Option B“ sie versteckt hält.

Um das einzurichten, erstelle ein Einzelauswahl- oder Dropdown-Feld mit allen relevanten Optionen und konfiguriere dann, welche Felder für jede spezifische Auswahl angezeigt werden sollen.

Aktiviere den Verwende bedingte Logik-Schalter und gib an, wann das Feld basierend auf der Auswahl des Benutzers angezeigt werden soll.

Sobald das Anforderungsformular eingerichtet ist, gehe zur Flows-Registerkarte und klicke auf Genehmigungsfunktion aktivieren, um die Genehmigungsabläufe zu konfigurieren.

Ein Genehmigungsablauf besteht aus einem oder mehreren Schritten, in denen Benutzer in deinem Konto sequenziell einen neuen Rekrutierungsprozess überprüfen und genehmigen können. Genehmiger in jedem Schritt können entweder eine Anforderung genehmigen oder abgelehnen. Wenn abgelehnt, muss der Ersteller Änderungen vornehmen und es erneut einreichen, wodurch der Prozess neu gestartet wird.

Der Standardgenehmigungsablauf gilt für alle Anforderungen, es sei denn, ein benutzerdefinierter Genehmigungsablauf wird ausgelöst.

Entscheide, wer Anforderungen genehmigen soll und, falls mehrere Genehmigungen erforderlich sind, ob sie in einer bestimmten Reihenfolge erfolgen müssen.

In jedem Schritt kannst du wählen, ob Genehmiger ab diesem Zeitpunkt den Genehmigungsablauf bearbeiten dürfen. Klicke auf Speichern, wenn du fertig bist, um deinen Standardablauf festzulegen.

Mit einem benutzerdefinierten Ablauf kannst du alternative Genehmigungsabläufe basierend auf einem oder mehreren Werten einrichten, die im Anforderungsformular angegeben sind, einschließlich:

Starte, indem du auf + Benutzerdefinierten Genehmigungsablauf hinzufügen klickst, um einen neuen Ablauf zu erstellen. Dieser Editor funktioniert genauso wie für den Standardgenehmigungsablauf, nur dass du hier dem benutzerdefinierten Ablauf einen Titel geben und angeben musst, wann er verwendet werden soll, indem du die Optionen am Ende auswählst.

Gib die Werte aus dem Anforderungsformular an, auf die dieser Ablauf angewendet werden soll. Du kannst ein oder mehrere Kriterien ausfüllen. Je weniger Kriterien du angibst, desto allgemeiner wird der benutzerdefinierte Ablauf. Das System priorisiert Abläufe mit den meisten Übereinstimmungen und schließt diejenigen aus, die nicht übereinstimmen.

Damit Genehmigungsabläufe reibungslos funktionieren, kann jeder Benutzer während seiner Abwesenheit, zum Beispiel im Urlaub oder bei einer Auszeit, einen Ersatz-Genehmigenden zuweisen. Das kannst du machen, indem du deinen Benutzerstatus in den Einstellungen aktualisierst.
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Erfahre mehr über diese Option hier.

Nach Abschluss des Einstellungsprozesses kann der Ersteller der Anforderung oder ein Unternehmensadministrator ihn archivieren. Das Archivieren einer Anforderung entfernt sie aus der Standardansicht der Übersicht der Anforderungen und zeigt an, dass keine weiteren Maßnahmen erforderlich sind.

Beim Archivieren einer Anforderung kann der Benutzer einen Archivierungsgrund auswählen. Standardmäßig sind die verfügbaren Gründe:

Standardgründe können bearbeitet oder entfernt werden, und Admin-Benutzer können zusätzliche Gründe hinzufügen, um archivierte Anforderungen detaillierter zu kategorisieren. Archivierungsgründe können als Filter in der Übersicht der Anforderungen verwendet werden.

Unten findest du eine Übersicht, was jede Teamtailor-Rolle in Bezug auf das Feature Stellenanforderungen tun kann. Für mehr Informationen über den allgemeinen Zugriff jeder Rolle auf die Plattform, schau dir den Artikel hier an.

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* Diese Rolle ist mit unserem Add-on Feature Divisions verbunden. Du kannst hier mehr darüber lesen.