Wenn du einen Bewerbers beurteilst, ist es sehr von Nutzen zu erfahren, was die Personen über ihn sagen, die zuvor mit ihm gearbeitet haben. Referenzen sind also sehr praktisch! Mit dieser Funktion kannst du ein Formular an die Empfehlenden senden, das sie beantworten können, falls sie verfügbar sind. Die Antwort wird direkt im Bewerberprofil angezeigt.
In diesem Artikel geht es um Folgendes:
Aktivierung der Funktion
✨ Das ist eine Add-on-Funktion. Du aktivierst es unter Weitere Funktion und kannst sie anschließend verwenden.
Nach der Aktivierung wirst du in den Unternehmenseinstellungen einen neuen Bereich für die Referenzvorlagen finden. Für den Anfang steht dir eine Standardvorlage zur Verfügung.
Erstellen/Bearbeiten von Referenzvorlagen
Die Referenzvorlage ist das Formular, das du an die Person sendest, die deine Fragen beantworten soll. Das erlaubt dir, ein Feedback zu allen Aspekten zu erhalten, die du wissen möchtest, beispielsweise über die früheren Arbeitsbeziehungen oder andere Aspekte, die dich Interessieren.
Du kannst die Standardvorlage von Teamtailor verwenden oder die Vorlage an deine Bedürfnisse anpassen. Du kannst auch unbegrenzt viele Referenzvorlagen erstellen, falls du das Feedback für verschiedene Einstellungen einholen möchtest.
In den Details des Formulars findest du unterschiedliche Fragetypen:
Fragetyp/Titel | Beschreibung |
Kurzer Text | Antwort in einem Satz |
Langer Text | Der Empfehlende hat die Möglichkeit, mehrerer Absätze anzufügen und das bedeutet, dass du eine längere Antwort erwartest. |
Nummer | Der Empfehlende kann nur mit einer Zahl antworten. |
Datum | Bitte den Empfehlenden als Antwort ein Datum anzugeben. |
Kontrollkästchen/Mehrfachauswahl | Ermögliche dem Empfehlenden aus mehreren Optionen auszuwählen. |
Einfache Auswahl | Erlaube dem Empfehlenden, eine Option auszuwählen. Wenn du mehrere Optionen hinzufügst, darf der Empfehlende nur eine Option auswählen. |
Obligatorische Fragen
Du kannst jede Frage als obligatorisch einstufen, indem du das Kontrollkästchen Obligatorisch aktivierst. Das Formular kann also nur abgesendet werden, wenn dieses Feld beantwortet wird. Neben der Frage wird ein kleines Sternchen * angezeigt.
Senden des Referenzformulars
Jetzt sind die Referenzvorlagen erstellt und es wird Zeit, die Antworten zu erfassen. Dafür gibt es drei Möglichkeiten:
1. An den Empfehlenden senden
Wenn euch ein Bewerber kontaktiert, wird er aufgefordert, drei Personen zu benennen, die ihn empfehlen können. Wenn diese Personen sich dazu bereit erklären und mit Ja antworten, kannst du ihnen eine Referenzvorlage deiner Wahl senden.
2. Referenz manuell hinzufügen
Du kannst selbst eine Referenz im Bewerberprofil hinzufügen. Klicke im Bewerbermenü auf Referenz hinzufügen. Gib die Informationen ein, die du hast und wähle aus, ob du das Formular gleich senden möchtest. Wenn du das Feld E-Mail senden leer lässt, kannst du die Nachricht später zu einem passenden Zeitpunkt senden.
3. Referenz automatisch auslösen
Füge im Einstellungsprozess den Trigger Feedback anfragen hinzu, um deinen Arbeitsablauf auf völlig neuem Niveau zu automatisieren. Wähle das zu sendende Formular aus und sobald der Bewerber in dieser Phase ist, wird das Formular an jeden Empfehlenden gesendet, der die erste E-Mail mit Ja/Nein beantwortet hat.
Wie läuft das aus der Perspektive des Empfehlenden ab?
Die E-Mail, die an den Empfehlenden gesendet wird, sieht in etwa so aus (Abbildung links). Wenn der Empfehlende das Formular öffnet, wird er direkt zu einem Formular auf deiner Karriereseite weitergeleitet (Abbildung rechts).
Ansicht der Antworten des Empfehlenden
Sobald das Referenzformular beantwortet wurde, wird der Personalvermittler benachrichtigt und die Referenz wird direkt auf der Bewerberkarte angezeigt. Klicke einfach auf Referenz anzeigen, um die gesamte Referenz zu lesen.
Wer kann die Referenzantworten lesen?
Wie in Teamtailor überhaupt ist auch hier wichtig, dass die Daten nur für die relevanten Teammitglieder sichtbar sind. Aus diesem Grund werden die Referenzantworten dem Team angezeigt, das sie sehen soll und darf. Wenn die Referenz aus einer bestimmten Stelle gesendet wird, kann auch nur das Einstellungsteam für diese bestimmte Stelle darauf zugreifen.
Zu kompliziert? Wir haben in diesem Artikel hier aufgelistet, was für welchen Benutzer zugänglich ist.
Wenn du diese Antworten für andere außerhalb deines Teamtailor-Kontos freigeben möchtest, wirst du dich freuen zu hören, dass das mit der Funktion Bewerber freigeben unter Empfehlungen & Referenzen möglich ist.
Was tun, wenn der Empfehlende nicht antwortet?
Wenn du das Referenzformular gesendet hast, ändert sich der Status dieser Person zu Warten auf Feedback. Wenn die Person nicht antwortet, kannst du ihr als kleinen Anstoß selbst eine E-Mail über deinen E-Mail-Dienst senden. Wenn du die Maus über den Namen der Person bewegst, wird die E-Mail-Adresse angezeigt.
Wenn die Person, das Referenzanfrageformular empfängt, hat sie direkt in der E-Mail immer noch die Möglichkeit abzulehnen. In diesem Fall werden die Details der Person aus dem Bewerberprofil entfernt. Da wir gerade beim Thema Compliance sind, die obligatorischen rechtlichen Informationen werden automatisch am Ende der E-Mail hinzugefügt und die E-Mail enthält auch einen Link zu den Datenschutzbestimmungen deines Unternehmens.
