Wenn du einen Bewerber prüfst, kann es sehr hilfreich sein, von Leuten zu hören, die tatsächlich vorher mit ihm/ihr gearbeitet haben. Hier sind Referenzen also sehr praktisch! Mit dieser Funktion kannst du ein Formular an die Referenz senden, das sie beantworten kann, sobald sie Zeit dafür findet. Die Antwort wird direkt im Kandidatenprofil angezeigt.

Sobald du die Funktion aktiviert hast, gehe zu Einstellungen → Vorlagen, wo du einen neuen Abschnitt mit dem Namen Referenzen finden wirst. Dort findest du eine Standard-Vorlage, um dir den Einstieg zu erleichtern, sowie die Möglichkeit, deine eigenen Vorlagen hinzuzufügen.

Die Referenzvorlage ist das Formular, das du an die Person sendest, die deine Fragen beantworten soll. Das erlaubt dir, ein Feedback zu allen Aspekten zu erhalten, die du wissen möchtest, beispielsweise über die früheren Arbeitsbeziehungen oder andere Aspekte, die dich interessieren.

Du kannst die Standardvorlage von Teamtailor verwenden oder die Vorlage an eure Bedürfnisse anpassen. Dann kannst du auch neue Referenzvorlagen hinzufügen, die zu den verschiedenen Arten von Rekrutierungsprozessen passen.

Im Formulars findest du unterschiedliche Fragetypen:

Du kannst jede Frage als erforderlich einstufen, indem du das Kontrollkästchen Erforderlich aktivierst. Das bedeutet, das Formular kann nicht ohne Beantwortung dieser Frage abgeschickt werden. Dies wird mit einem kleinen * neben der Frage für den Empfänger angezeigt.

Nachdem die Referenzvorlagen erstellt sind, wird es Zeit, die Antworten zu erfassen. Dafür gibt es drei Möglichkeiten:

Wenn sich ein Kandidat mit eurem Unternehmen verbindet, kann er/sie Empfehlungen hinterlassen, die im Abschnitt Empfehlungen der Kandidatenkarte hinzugefügt werden. Eine als Empfehlung hinzugefügte Person, erhält eine Ja/Nein-Frage: Ob sie die Person als künftigen Kollegen empfehlen würden oder nicht. Sobald ihre Antwort eingegangen ist, ist es möglich, eine Referenz von ihnen anzufordern, unter Verwendung einer eurer Vorlagen.

Du kannst auch manuell Referenzen über die Kandidatenkarte hinzufügen. Klicke auf + Referenz hinzufügen im Abschnitt Empfehlungen oder in der Aktionsleiste unter ⋮ Mehr → Referenz hinzufügen.

Füge die Informationen der Person hinzu, von der du eine Referenz anfordern möchtest. Durch Aktivieren von E-Mail senden wird das Referenzformular sofort nach Hinzufügen der Referenz verschickt. Wenn du diese Option nicht ankreuzt, kannst du es stattdessen zu einem späteren Zeitpunkt senden.

Du kannst eure Automatisierung auf die nächste Ebene bringen, indem du in euren Rekrutierungsprozessen einen Referenz anfordern-Trigger hinzufügst.

Wähle das zu sendende Formular aus, und sobald der Bewerber diese Phase erreicht, wird das Formular an jede Referenz, die in der ersten E-Mail mit Ja/Nein geantwortet hat, gesendet

Die E-Mail, die an die Referenz gesendet wird, sieht in etwa so aus (Abbildung links). Wenn die Referenz das Formular öffnet, wird sie direkt zu einem Formular auf eurer Karriereseite weitergeleitet (Abbildung rechts).

Sobald das Referenzformular beantwortet wurde, wird der Recruiter benachrichtigt, und du wirst die Referenz direkt auf der Kandidatenkarte im Abschnitt Empfehlungen sehen.

Wie bei den meisten anderen Aspekten von Teamtailor, ist auch hier wichtig, dass die Daten nur für die relevanten Teammitglieder sichtbar sind. Aus diesem Grund werden die Referenzantworten nur dem Team angezeigt, das sie sehen soll und darf. Wenn die Referenz im Kontext einer bestimmten Stelle gesendet wird, kann auch nur das Einstellungsteam für diese bestimmte Stelle darauf zugreifen.

Klingt kompliziert? Wir haben in diesem Artikel hier aufgelistet, was für welchen Benutzer zugänglich ist

Wenn du diese Antworten mit jemandem außerhalb eures Teamtailor-Accounts teilen möchtest, wirst du dich freuen zu hören, dass diese Teil der Kandidat teilen Funktion sind, aufgelistet unter Empfehlungen & Referenzen

Wenn du das Referenzformular gesendet hast, ändert sich der Status dieser Person zu Warten auf Feedback. Wenn die Person nicht antwortet, könntest du ihr als kleine Erinnerung eine E-Mail über eure E-Mail-Software senden. Du findest die E-Mail-Adresse, wenn du die Maus über den Namen der Person bewegst und auf ⋮ die drei Punkte klickst:

Wenn die Person, das Referenzanfrageformular empfängt, hat sie direkt in der E-Mail immer noch die Möglichkeit abzulehnen. In diesem Fall werden die Details der Person aus dem Kandidatenprofil entfernt. Da wir gerade beim Thema Compliance sind, die obligatorischen rechtlichen Informationen werden automatisch am Ende der E-Mail hinzugefügt und sie enthält auch einen Link zur Datenschutzerklärung eures Unternehmens.