De reis van de kandidaat eindigt meestal zodra ze zijn aangenomen, maar hun ervaring als werknemer begint pas echt. Sterke communicatie onderhouden en ondersteuning bieden voor nieuwe aanstellingen helpt ze betrokken te houden en legt de basis voor langdurig succes.

Met de onboardingfunctie van Teamtailor kun je naadloos overgaan van een geweldige sollicitantervaring naar een net zo positieve medewerkerservaring, waardoor nieuwe medewerkers voorbereid zijn om hun nieuwe rol op zich te nemen.

Elke onboardingprocedure in Teamtailor is gebaseerd op vooraf gedefinieerde sjablonen die in jouw account zijn ingesteld. Een sjabloon met specifieke taken en inhoud kan worden aangepast aan verschillende afdelingen, locaties of teams. Wanneer je een onboarding start, kun je een of meer sjablonen selecteren om ervoor te zorgen dat het proces aansluit bij de rol van de nieuwe aanstelling.
​
Ga naar Instellingen → Sjablonen → Onboardings om aan de slag te gaan!

In het eerste gedeelte kun je een sjabloon configureren die als welkomstbericht wordt voorgesteld voor alle nieuwe onboardings. Dit bericht verschijnt op het onboardingdashboard van de kandidaat en wordt verzonden als een welkomst-e-mail, waarbij de geselecteerde Onboarding Manager als afzender fungeert.
​
Om dit bericht te personaliseren, kunnen de volgende plaatsvervangers worden toegevoegd:

Klik op de roze + knop om vanaf nul een nieuw onboardingsjabloon te maken.

Je kunt ook een bestaand sjabloon kopiëren om alle ingevoerde informatie en onboardingonderdelen over te nemen, of er een aanpassen zodat het precies bij jouw wensen past. Updates in een sjabloon worden alleen toegepast op toekomstige onboardings die daarmee worden aangemaakt.

​Een onboardingproces omvat vaak de volgende rollen en verantwoordelijkheden:

Om aan de slag te gaan, geef aan wie toegang zal hebben tot onboardings die op basis van deze sjabloon zijn gemaakt. Stel berichten en formulieren in die naar de kandidaat worden gestuurd, zowel voor als na het begin van het onboardingproces. Wijs taken toe aan de kandidaat en teamleden die betrokken zijn bij het onboardingproces. Tot slot, voeg eventuele belangrijke documenten toe die de kandidaat moet bekijken. Hieronder een samenvatting van elk onderdeel:

Zodra alles klaar is en het sjabloon is opgeslagen, is het beschikbaar voor nieuwe onboardings.

Zodra een kandidaat naar de gehuurdfase is verhuisd, kan een onboarding worden gestart door op Start Onboarding te klikken in het overzicht van het vacaturesproces of Onboard in de actiebalk op de kandidaatskaart.

Deze optie is beschikbaar voor gebruikers met de volgende toegangsrollen:

Zodra je erop klikt, verschijnt er een nieuw venster waarin je de vereiste velden kunt invullen om een op maat gemaakte onboardingervaring voor de nieuwe aanstelling te creëren. Door details te verstrekken die specifiek zijn voor hun rol, afdeling en locatie, kun je ervoor zorgen dat het onboardingproces gepersonaliseerd en soepel verloopt, zodat ze vanaf dag één klaar zijn voor succes.

Zodra een onboarding is aangemaakt, kan het toegewezen team de voortgang volgen en een overzicht krijgen van het proces.

Onder het Onboardings tabblad vind je alle onboardings waar je bij betrokken bent. In dit overzicht zie je de kandidaat en de Onboarding Manager gevolgd door de aanmaak- en startdatum van de onboarding. De voortgangsbalk is gebaseerd op de toegevoegde taken voor het onboardingteam en de nieuwe aanstelling. Klik op een van de kandidaten om hun onboardingpagina te bezoeken en meer details te bekijken.

Op elke onboardingpagina krijgt het onboardingteam een volledig overzicht van het proces. Bovenaan vind je de persoonlijke gegevens van de kandidaat, voeg hun werk-e-mailadres toe/bewerk het, en pas de startdatum aan indien nodig. Daaronder zie je de voortgangsbalk voor de onboarding.
​

Het onboardingteam wordt samengesteld op basis van de gebruikers die zijn toegevoegd in de Sjablooninstellingen samen met de geselecteerde Onboarding Manager.
​

Extra gebruikers kunnen rechtstreeks vanaf de onboardingpagina worden toegevoegd. Bedrijfs- & Recruitmentbeheerders hebben standaard toegang tot alle onboardings.

Als de startdatum voor de onboarding moet worden aangepast, kan dit eenvoudig worden gedaan door op de startdatum onder het Onboardingteam te klikken.

Hier vind je de mogelijkheid om alle geplande berichten en formulieren opnieuw te plannen, evenals niet voltooide to-dos. Taken met de startdatum als tijdreferentie worden automatisch opnieuw gepland zonder enige extra inspanning van jouw kant.

Bovenaan de pagina zie je de status van de onboarding:

In de rechterbovenhoek kun je op ⋮ Meer klikken om details te bekijken en de kandidaatskaart te openen als je toegang hebt tot de kandidaat.
​
Bedrijfsadministratoren, Recruitmentbeheerders, en de Onboarding Manager kunnen ook handmatig extra onboarding-sjablonen en taken toevoegen.

Verder naar beneden op de pagina kun je het volgende bekijken:

Elke sectie zal een indicator tonen die de voortgang laat zien van verzonden, beantwoordde, voltooide en gelezen items.

De Onboarding Manager, Bedrijfs- & Recruitmentadministrators kunnen handmatig onboardingtaken verwijderen als dat nodig is. Houd de taak vast, klik op de verwijderknop en bevestig de actie.

De voortgang van de onboarding kan ook worden gevonden op de kandidaatskaart onder de Onboarding sectie aan de linkerkant. Deze sectie geeft je een snel overzicht van de voortgang en biedt ook een link naar de volledige onboardingpagina.

Je kunt ook onboardinggerelateerde acties bekijken onder het Activiteits tabblad aan de rechterkant.

Zodra de onboarding is aangemaakt, kan de nieuwe aanstelling deze bereiken via hun gepersonaliseerde onboardingdashboard. Dit dashboard kan worden bereikt via de welkomst-e-mail die naar de kandidaat is verzonden of door een wachtwoordvrije inloglink aan te vragen op:[company_career_site_url]/onboarding/login

​
Zodra je bent ingelogd, wordt de kandidaat verwelkomd met het gekozen welkomstbericht van hun toegewezen Onboarding Manager. De omslagafbeelding en tekst worden genomen uit de Uiterlijk sectie in de bewerkingsmodus van de vacature.

Het onboardingdashboard zal de door het bedrijf gekozen lettertypen en algemene kleurinstellingen onder Inhoud → Globaal ontwerp gebruiken.

In het eerste gedeelte kunnen kandidaten de profielfoto uploaden/vervangen die aan hun kandidaatskaart is gekoppeld. Naast hun naam en rol zien ze een aftelling naar hun startdatum en een link naar hun Nieuwe Aanstelling-pagina, die ze kunnen gebruiken om het nieuws van hun nieuwe rol te delen. Bovendien hebben ze een overzicht van eventuele openstaande taken die ze op de pagina moeten voltooien.

Verder naar beneden op de pagina vindt de kandidaat alle openstaande onboardingtaken.

Alle toegewezen to-dos voor de kandidaat zullen onder deze sectie worden weergegeven. Eenmaal aangekruist zal dit ook worden weerspiegeld op de onboardingpagina in Teamtailor.

Alle geplande formulieren worden per e-mail gestuurd en verschijnen in deze sectie, klaar voor de kandidaat om in te vullen en in te dienen. Het ontwerp lijkt op het aanvraagformulier en biedt een vertrouwde ervaring.

Hun antwoorden zullen beschikbaar zijn voor het onboardingteam op de Onboardingpagina en op de kandidaatskaart onder de sectie Enquête-antwoorden.
​

In deze sectie vindt de kandidaat de bijgevoegde bestanden die ze moeten bekijken. Om een document als voltooid te markeren, moeten ze eerst bevestigen dat ze de inhoud hebben gelezen en goedgekeurd.
​
Bovendien kunnen kandidaten hun eigen bestanden in deze sectie uploaden, die dan toegankelijk zullen zijn voor het onboardingteam op de Onboardingpagina.

Alle verzonden berichten worden in deze sectie weergegeven, zodat de kandidaat op de hoogte is van welke communicatie tot nu toe in het proces is verzonden.

Onderaan de pagina kan de kandidaat uitgelichte collega’s bekijken, de locatie waar ze gaan werken, en een optie om uit te loggen van hun dashboard.

Alle gebruikers die deel uitmaken van een onboardingteam hebben een nieuwe set meldingen beschikbaar onder Meldingen → Onboardings.

Toegewezen onboarding-taken voor gebruikers worden opgenomen in de notificatie Ongelezen meldingen overzicht die is ingeschakeld onder Meldingen → Algemene instellingen. Volgt dezelfde meldingslogica als voor algemene to-do's.

Onboarding-gerelateerde acties onder het Activiteit-tabblad op de kandidaatkaart worden opgenomen in de Dagelijkse digest-email voor het wervende team onder ingeschakeld onder Meldingen → Wervend team.

De kandidaat ontvangt een welkomstemail wanneer een onboarding wordt gestart. Naast de berichten die in het onboardingproces zijn opgenomen, ontvangt de kandidaat ook een e-mailnotificatie wanneer er een nieuwe onboardingtaak wordt toegevoegd, zoals formulieren, to-do's of documenten.

Let op: Berichten en formulieren kunnen naar het werk-email van de kandidaat worden gestuurd als dit is toegevoegd aan de onboarding.

Onze E-handtekening add-on functie stelt je in staat om eenvoudig documenten toe te voegen die handtekeningen van kandidaten en/of het bedrijf vereisen tijdens onboarding. Het helpt het ondertekenproces voor belangrijke documenten te stroomlijnen, zoals bedrijfsbeleid.
​
Lees meer over hoe het werkt hier.

Onze onboardingfunctie biedt ondersteuning voor HR-systemen of E-handtekeningpartners die beschikbaar zijn in Teamtailor Marketplace. De volgende gegevens worden beschikbaar gesteld voor deze integraties:

Neem contact op met je geïntegreerde partner om ondersteuning voor deze velden te verifiëren. Dit is ook te vinden in onze Partner API documentatie.

Je partnerintegratie kan worden benaderd onder het ⋮ Meer menu in de rechterbovenhoek van een onboardingpagina. Eenmaal geactiveerd, maakt het een nieuwe sectie op de onboardingpagina en op de kandidaatkaart.
​