Transparantie en informatie-uitwisseling zijn belangrijk in een hiring team tijdens wervingsprocessen. Echter, kan sommige informatie gevoeliger zijn en niet noodzakelijk voor alle teamleden om toegang te hebben. In zulke gevallen kun je onze Toegang Beperken functie gebruiken om toegang tot specifieke kandidaatgegevens, wervingsfasen of functies te beperken.

Bij deze add-on zijn drie verschillende functies inbegrepen voor het beperken van toegang:

Wanneer je de kandidaat beperkt, is hun profiel beperkt over alle wervingsprocessen waar ze deel van uitmaken en de kandidatenbank. Dit zorgt ervoor dat gevoelige onderwerpen veiliger kunnen worden besproken.

Nadat een kandidaat is beperkt, is de kandidaatenkaart alleen toegankelijk voor gebruikers met de volgende gebruikersrollen:

Deze gebruikers kunnen de kandidaat zoals normaal bekijken en verwerken. Voor hen zal duidelijk op het platform worden aangegeven dat de kandidaat beperkt is. Dit wordt zowel in het joboverzicht met het Beperkte toegang icoon weergegeven als binnen de kandidaatskaart.

Gebruikers met eerdere toegang tot de kandidaat kunnen nog steeds zien dat de persoon bestaat in hun proces en kandidatenbank, maar kunnen de kandidatenkaart niet meer openen of ermee interageren. De kandidaat is grijs vervaagd en wanneer je probeert deze te openen, zie je een melding dat de kandidaat beperkte toegang heeft.

Er zijn verschillende manieren om een kandidaat te beperken, laten we ze een voor een doornemen.

Als je een kandidaat hebt die je de toegang wilt beperken, dan kun je dit eenvoudig rechtstreeks op de kandidatenkaart doen. Klik op ⋮ boven aan de pagina en schakel Toegang beperken in.

Stel dat je meerdere kandidaten hebt waarvan je de toegang tegelijk wilt beperken, dan kun je dit in een paar klikken doen met de bulkfunctie. Doe dit door de Bulk selectie (1) in te schakelen, en selecteer de kandidaten die u wilt beperken (2). Klik in het bulkactiemenu op ... (3) om meer opties te zien, en hier vindt je Instellen als beperkt.

Je kunt de beperking van kandidaten ook automatiseren door het toe te voegen als een Trigger. Dit betekent dat elke keer dat je een kandidaat naar de betreffende fase verplaatst, de kandidaat automatisch wordt beperkt.

Om deze trigger te activeren, ga naar je baanproces en activeer het Triggers overzicht (1). Klik vervolgens op het stadium waarvoor je de kandidaten wilt beperken, klik + Trigger toevoegen (2) en selecteer de Toegang beperken trigger (3).

Als je wilt dat de kandidaat weer beschikbaar is voor alle gebruikers, ga dan eenvoudig naar de kandidatenkaart, klik op ⋮ boven aan de pagina en schakel Beperkte toegang uit.

Houd er rekening mee dat alle interacties die met de kandidaat zijn gemaakt terwijl deze beperkt was, beschikbaar zullen zijn voor alle gebruikers zodra deze niet meer beperkt is.

Binnen een wervingsproces kan een bedrijfs- of recruitmentbeheerder de toegang tot specifieke fases voor de leden van het recruitmentteam beperken. Dit zorgt ervoor dat elk lid alleen de delen van het proces ziet waar ze bij kunnen helpen.

Toegang tot fasen kan worden beheerd via de hiring team modal beschikbaar in de job procesweergave. De niet-gemarkeerde fasen worden aan de gebruiker verborgen in het wervingsproces.

Gebruikers met beperkte toegang tot fases zien alleen het Sollicitaties tabblad in het sollicitatieproces met de fase waar ze toegang toe hebben. Ze ontvangen ook geen Wervings-team meldingen met betrekking tot de betreffende vacature.
​
Gebruikers met de rol van Wervingsmanager en Recruitement lead met beperkte toegang tot fases kunnen alleen de fase bewerken waar ze toegang toe hebben in de bewerkingsmodus voor de vacature.

Kandidaten in fases die beperkt zijn voor de gebruiker zijn niet zichtbaar in de kandidatenpool. Als een kandidaat echter meerdere sollicitaties voor verschillende banen heeft en de gebruiker is beperkt van slechts één daarvan, verschijnt de kandidaat nog steeds onder het Kandidaten tabblad. In dit geval zijn alleen gegevens van de niet-beperkte sollicitatieprocessen zichtbaar.

Deze rol geeft beheerders meer controle over wie specifieke acties binnen een recruitmentteam kan uitvoeren. Een lid van het recruitmentteam kan worden aangesteld als een Beoordelaar, die bepaalde beperkingen toepast binnen het sollicitatieproces en de kandidatenbeheer. Deze rol richt zich op het beoordelen en evalueren van kandidaten, in plaats van het beheren van het wervingsproces.

Een Beoordelaar kan worden ingesteld in de modal van het Wervings-team, die beschikbaar is in de sollicitatieprocesweergave.

Een Beoordelaar kan alle kandidaten bekijken die ze normaal in een baan zouden zien, maar hun acties zijn beperkt. Ze kunnen informatie over kandidaten bekijken, kandidaten beoordelen, opmerkingen en to-dos toevoegen, deelnemen aan vergaderingen en feedback op sollicitaties indienen.
Ze zijn echter beperkt in het beheren van kandidaten, bijvoorbeeld als het gaat om het bewerken, verplaatsen of afwijzen van hun sollicitatie. Hieronder staat een samenvatting van de beperkingen binnen de kandidatenkaarten:

Een Beoordelaar wordt op dezelfde manier beperkt, ongeacht hun rol. Ze kunnen de baan niet bewerken en hebben alleen toegang tot de Sollicitaties, Activiteit, en Kalender tabbladen in het sollicitatieproces.