Wanneer jouw kandidaten hun sollicitaties indienen of contact opnemen met jouw bedrijf, verzamel je hun toestemming om hun persoonlijke gegevens te verwerken. Wanneer een kandidaat in het systeem wordt gevonden of verwezen, kun je ook hun toestemming verzamelen om dat te doen.
Hoe deze toestemmingen worden verzameld hangt af van jouw configuratie van de Collect permissions instellingen.
In dit artikel nemen we de Manage permissions instellingen door, waar je beslist hoe je verzamelde toestemmingen in de loop der tijd beheert. Dit omvat:
Specificeren hoe lang de toestemming van een kandidaat geldig is voor jou om hun gegevens te bewaren
Controleren of er een automatisch verlengingsverzoek wordt verstuurd wanneer de toestemming verloopt
Bewerken van het bericht dat volgt op jouw e-mail verzoeken voor het vernieuwen van de toestemming
Al kandidaten in jouw account opgeslagen voordat je de toestemming instellingen configureert? Zorg ervoor dat je eerst leert hoe je hun toestemmingen verzamelt en beheert voordat je verder gaat.
Stel de validatietijd voor verzamelde toestemming in
Beslis hoe lang je van plan bent om de informatie van kandidaten te bewaren door de gewenste vervaldatum uit het keuzemenu te selecteren.
Zodra deze tijd voorbij is, wordt de privacystatus van de kandidaat bijgewerkt naar Toestemming verlopen. Op dat moment kun je hun toestemming verlengen via een van de volgende opties:
Stuur toestemming verzoeken handmatig
Standaard zijn automatische toestemming verzoeken uitgeschakeld. Dit betekent dat zodra de toestemming van een kandidaat verloopt, het systeem hen tagt als Toestemming verlopen, en jouw aangewezen Privacy managers zullen worden geïnformeerd.
Om toestemmingen te verlengen, kun je handmatig een opt-in of opt-out toestemming verzoek e-mail versturen met bulkselectie in de kandidatenbank.
Verzend toestemming verzoeken automatisch
Je kunt toestemming verzoeken instellen die automatisch worden verzonden zodra de toestemming van een kandidaat verloopt. Voor deze e-mails heb je twee opties:
Opt-out e-mail
Deze e-mail biedt de kandidaat informatie over jouw verwerking van hun gegevens en de optie om zich af te melden.
Dit betekent dat de kandidaat wordt gevraagd om je te laten weten of zij niet langer deel willen uitmaken van jouw kandidatenpool door een verzoek tot verwijdering. Als een dergelijk verzoek niet wordt gedaan, zal de toestemming van kandidaten automatisch worden verlengd voor de hierboven ingestelde validatietijd.
We geven jou standaard een e-mail sjabloon voor de opt-out e-mail, maar zorg ervoor dat je deze reviewt om te verzekeren dat deze overeenkomt met de voorkeuren van jouw bedrijf voor het formuleren van jouw opt-out e-mail. Klik op Bewerk e-mail sjabloon om de e-mail te bekijken en bij te werken.
De uitsluitings-e-mail die door de kandidaat wordt ontvangen, ziet er als volgt uit. Je ziet de Verwijder mijn gegevens sectie onderaan de e-mail ↓
Opt-in e-mail
Deze e-mail biedt de kandidaat informatie over jouw verwerking van hun gegevens, samen met een verzoek om hun toestemming actief te verlengen door te kiezen voor opt-in.
Dit betekent dat de kandidaat nieuwe toestemming moet geven voor jou om hun gegevens te blijven opslaan. Wanneer gegeven, wordt de toestemming verlengd voor de hierboven ingestelde validatietijd. Als de toestemming niet wordt verlengd, blijft de kandidaat gemarkeerd met Toestemming verlopen totdat de kandidaat toestemming geeft, verzoekt om verwijdering, of je ze uit jouw systeem verwijdert.
We geven jou standaard een e-mail sjabloon voor het opt-in bericht, maar zorg ervoor dat je deze reviewt om te verzekeren dat deze overeenkomt met de voorkeuren van jouw bedrijf voor het formuleren van jouw opt-in e-mail. Klik op 'Bewerk e-mailtemplate' om de e-mail te controleren en bij te werken.
De opt-in e-mail die door de kandidaat wordt ontvangen, ziet er als volgt uit. Je ziet de Geef toestemming knop in de e-mail ↓
Wanneer wordt de opt-in e-mail verzonden?
De opt-in e-mail wordt één week voor de toestemming verloopt verzonden.
Laten we zeggen dat je hebt besloten om de gegevens van jouw kandidaat 12 maanden te bewaren, de e-mail wordt een week verzonden voordat de 12 maanden verstreken zijn. Na de 12 maanden, en als er geen nieuwe toestemming is verzameld, wordt de kandidaat gemarkeerd met Toestemming verlopen.
Lokale toestemmingsbeleid
Door gebruik te maken van onze Locatiegebonden gegevens en privacy add-on functie, kun je een toestemmingsbeleid instellen voor elk land in je account, of het toepassen op meerdere landen die dezelfde regelgeving delen.
Lees meer over deze functie hier.
Dit is alleen een visueel voorbeeld. Zorg ervoor dat je de lokale gegevensregels volgt bij het configureren van je instellingen.
Statussen en waarschuwingen van toestemming
De status of een kandidaat toestemming heeft gegeven of niet, kan worden gevonden in het Data & privacycentrum voor kandidaten. Als een kandidaat geen geldige toestemming heeft, wordt er een waarschuwing weergegeven in hun profiel in de actiebalk.
Lees meer over de verschillende privacystatussen in dit artikel.
🤖 Dit artikel is vertaald met behulp van AI. Laat het ons weten als iets niet klopt.