Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist eine EU-Regelung, die am 25. Mai 2018 in Kraft trat. Die DSGVO gilt für alle Firmen und Unternehmen, die innerhalb der EU personenbezogene Daten verarbeiten. Aber keine Angst: Mit unserer DSGVO-Funktion wird dieses Thema zum Kinderspiel.
Beginnen wir, indem wir die Einstellungen für die Datenaufbewahrung in deinem Konto aktivieren. Gehe dafür zu Einstellungen→DSGVO-Einstellungen. Dafür brauchst du ein bisschen Zeit, denn es gibt insgesamt drei Schritte, die erledigt werden müssen.
Schritt 1 von 3: Bereinige deine Bewerberdatenbank und überprüfe deine Datenschutzerklärung
Der erste Schritt besteht darin, dass du 1. die Bewerberdatenbank bereinigst und 2. deine Datenschutzerklärung überprüfst.
Bereinige deine Bewerberdatenbank - und sorge dafür, dass sie nur die Kandidaten enthält, die für dich wichtig sind. Hier findest du einige nützliche Tipps, wie du dafür vorgehen musst!
Überprüfe deine Datenschutzerklärung und passe sie, wenn nötig, an
Schritt 2 von 3: Verwalte deine vorhandenen Bewerber
Fahre mit der Einrichtungsanleitung fort, wenn du den ersten Schritt erledigt hast. Im zweiten Schritt legst du fest, wie du deine vorhandenen Bewerber verwalten möchtest. Du hast dafür 4 Möglichkeiten.
Sende eine Einwilligungsmail an alle Kandidaten
Sende je nach Bewerberstatus unterschiedliche E-Mails
Ich habe bereits eine Einwilligung
Verwalte deine Bewerber manuell
Such dir die Option aus, die am besten zu dir und deiner Firma passt und mach weiter mit dem nächsten Schritt. Wenn du dich für eine Option entscheidest, die das Senden einer E-Mail an deine Bewerber beinhaltet, hast du im nächsten Schritt die Möglichkeit, den Text für die E-Mail zu verfassen.
Hinweis! Wenn du dich dafür entscheidest, deine Bewerber manuell zu verwalten, ist das der letzte Schritt.
Schritt 3 von 3: Lege die Aufbewahrungsfrist für die Daten fest
Im dritten und letzten Schritt legst du die Aufbewahrungsfrist für die Datenfest. Abhängig davon, welche Option du im vorherigen Schritt (2 von 3) gewählt hast, kannst du möglicherweise das Format der E-Mail, die an deine Bewerber gesendet werden soll, festlegen.
Unter Datenaufbewahrungsfrist verstehen wir den Zeitraum, für den die Einwilligung deiner Bewerber gültig ist, bevor sie abläuft. Sobald dieser Zeitraum abgelaufen ist, erhältst du eine Benachrichtigung vom System.
Bitte beachte, dass dieser Schritt variieren kann, je nachdem welche Option du gewählt hast.
Wähle den Zeitraum, erstelle die E-Mail, die gesendet werden soll, und klicke auf „Beenden". Und schon bist du fertig: Deine DSGVO ist eingerichtet 🏅
Als Nächstes kannst du die DSGVO-Funktionen so einstellen, dass alle deine Aktivitäten jederzeit in Einklang mit den geltenden Gesetzen stehen. Mehr dazu hier!