Con la posibilidad de eliminar automáticamente los datos de los candidatos tras cumplir ciertos criterios, puedes asegurarte de que tu base de datos no se llene con candidatos o solicitudes para los que no tengas un propósito claro de almacenamiento. ¡Automatiza tu cumplimiento!

Una vez que un candidato o una solicitud de trabajo individual cumple con algunas de las reglas especificadas, se marca para su eliminación. Tras un período de gracia de una semana a partir de la fecha de marcado, se eliminará de tu cuenta de empresa.

Para habilitar la eliminación automática de candidatos, ve a Configuración → Datos y privacidad → Eliminación automática de datos. Aquí encontrarás los diferentes parámetros para eliminar los datos del candidato. Puedes elegir trabajar con tantas opciones como consideres adecuadas.

Para habilitar un parámetro específico, actívalo y selecciona el tiempo establecido.

El tiempo establecido te dice cuándo se marcará a un candidato para eliminación automática.

La configuración de la eliminación automática se aplicará a cada candidato, y una vez que elimines a un candidato no podrás recuperar su perfil. Por lo tanto, te recomendamos hablar con tu equipo legal al configurar esto para asegurarte de que todo esté en orden.

Al usar nuestro complemento Datos y privacidad basados en ubicación, puedes configurar ajustes de eliminación para cada país en tu cuenta, o aplicarlos a varios países que comparten las mismas regulaciones.

Lee más sobre esta función aquí.

Hay algunas reglas o criterios diferentes que puedes habilitar para la eliminación automática. Tus candidatos solo se marcarán con un parámetro de eliminación, incluso si califican para varios. Este será el primer parámetro que cumpla el candidato. Si decides limpiar esa razón de eliminación (siguiendo los pasos de Mantener al candidato en este artículo), podría aplicar otro parámetro de eliminación.

Veamos las diferentes reglas de eliminación:

Un candidato inactivo es un perfil del candidato sin actividad durante X número de días. Una actividad es cualquier tipo de acción realizada por ti o el candidato (incluyendo enviar mensajes, escribir notas, mover al candidato en el proceso, calificar, etc). Nota que los correos electrónicos automáticos de Connect no se cuentan como una actividad.

Esta opción elimina solo el registro de la solicitud de empleo junto con los datos relacionados. Al eliminar una solicitud de empleo, se eliminan también todos los datos asociados como notas, entrevistas, mensajes y otra información relacionada, ofreciendo un proceso de limpieza integral.

Los datos listados como datos de la vacante se eliminan, y el resto del perfil del candidato se guarda.

Un "propsito" se define como a) haber aplicado a una vacante b) Connected y c) haber proporcionado "consentimiento para vacantes futuras". Esta configuración marcará candidatos para eliminación si no cumplen con ninguno de estos 3 criterios.

Ten en cuenta que los candidatos añadidos y referidos a una vacante cuentan como si tuvieran un propósito activo.

Un candidato puede solicitar ser removido de tu banco de candidatos en cualquier momento. Decide si quieres removerlos automáticamente después de X cantidad de días.

¡Lee más sobre esta característica aquí!

Si un candidato está marcado como permiso ausente o permiso expirado, puedes elegir eliminar automáticamente al candidato.

Puedes elegir enviar un correo de confirmación al candidato una vez que la eliminación se haya completado.

Al seleccionar Enviar confirmación por correo electrónico al candidato después de la eliminación, se habilitará el correo y podrás editar el mensaje enviado.

Se genera una plantilla de mensaje predeterminada que puedes revisar y personalizar. El correo se enviará a todos los candidatos eliminados utilizando esa regla de eliminación específica.

En esta sección, puedes evitar que los candidatos contratados sean eliminados por las reglas de eliminación automática anteriores activando la siguiente opción:

Una vez habilitado, todos los candidatos con un estado de aplicación Contratado serán excluidos de las reglas de eliminación.

Si un candidato fue contratado previamente pero su estatus se revierte después, se incluye nuevamente en las reglas de eliminación, ya que siempre se usa el estatus actual como referencia. Las solicitudes de empleo rechazadas potenciales se eliminan si la regla de eliminación correspondiente está habilitada.

Sin embargo, el perfil del candidato, junto con cualquier aplicación activa o contratada, permanecerá intacto.

Si utilizas nuestra función de firma electrónica, verás una configuración adicional disponible. Al activar esto, cualquier candidato que sea una de las partes firmantes de documentos completamente firmados a través de esta característica será excluido de la eliminación automática.

Cuando habilitas estas configuraciones, decides cuánto tiempo se almacenarán los datos del candidato después de cumplir con los criterios para la eliminación automática. Después de que haya pasado el tiempo permitido, el sistema te notificará que un candidato está marcado para eliminación. Cuando el perfil de un candidato esté marcado, se eliminará una semana después. Esto significa que tienes una semana para tomar medidas si quieres conservar los datos del candidato (más info a continuación).

Cuando se marca al candidato para eliminación, esto se mostrará en varios lugares de la plataforma como Eliminando pronto.

Si un candidato está a punto de ser eliminado, aparecerá una indicación de escudo naranja en la tarjeta del candidato en la barra de acciones bajo ⋮ Más. Haz clic en Datos y privacidad para ver cuándo se debe eliminar el candidato, junto con el motivo de la eliminación.

En tu banco de candidatos, también notarás una etiqueta Eliminando en x días junto a los candidatos marcados para eliminación.

Usa el filtro Será eliminado en tu banco de candidatos para encontrar todos los candidatos marcados para eliminación, relacionados con un tiempo específico.

En el ejemplo anterior, Será eliminado: Cualquier fecha, listamos todos los candidatos que han sido marcados para eliminación, despreciando dónde están en el período de eliminación de 7 días.

Tus gerentes de datos y privacidad asignados con la notificación de resumen diario de actividad de datos y privacidad habilitada recibirán este correo electrónico.

El correo electrónico incluye un resumen de todos los candidatos que fueron marcados para eliminación ese día y cuándo serán eliminados (7 días después de ser marcados).

En tu panel de Teamtailor, puedes elegir agregar un widget de datos y privacidad.

En este widget, verás si tienes candidatos programados para eliminación. Hacer clic en Será eliminado te llevará a una lista de todos los candidatos marcados para eliminación.

Si un candidato está marcado para eliminación, pero quieres mantener su perfil, aquí está lo que se requiere dependiendo de los parámetros de eliminación:

Inactivo – Realiza cualquier acción en el perfil del candidato para restablecer su estado. Por ejemplo, puedes añadir una nota que diga, “Quiero mantener este perfil.”

Candidatos rechazados – Si un candidato ha sido rechazado en un proceso de vacante, su aplicación será eliminada. Para mantener los datos, revoca el rechazo del candidato para evitar la eliminación automática.
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​Eliminación solicitada – Los candidatos pueden solicitar que se eliminen sus datos en cualquier momento. Si necesitas mantener el perfil, haz clic en el botón Eliminar solicitud en el perfil del candidato. Esto ignorará la solicitud de eliminación y evitará la eliminación automática.

Permiso faltante – Si un candidato no tiene permiso, puedes solicitarlo a través del Centro de datos y privacidad del candidato.

Si necesitas mantener los datos del candidato, haz clic en el botón Yo tengo permiso que ves. Esto confirma que se ha recopilado el permiso y detiene el proceso de eliminación manualmente.

Permiso expirado – Si el permiso de un candidato ha expirado, puedes renovarlo informándoles sobre el almacenamiento continuo de datos.

Si necesitas mantener los datos de este candidato, haz clic en el botón Ya informado que ves en el Centro de datos y privacidad del candidato.

Esto confirma que se ha extendido el permiso y detiene el proceso de eliminación manualmente.

Cuando tienes candidatos que están marcados para eliminación, verás una caja roja en la página de configuraciones de eliminación automática. Esto te informa del número de candidatos que están pendientes de eliminación, te permite ver todos los candidatos marcados, así como la opción de No eliminar estos candidatos. Al hacerlo, cancelas todas las eliminaciones programadas y reinicias las configuraciones. Ten en cuenta que las configuraciones anteriores no se pueden restaurar, ¡así que manéjalo con cuidado!

Si ajustas los parámetros de tiempo para la eliminación automática, los candidatos ya marcados para eliminación no se verán afectados. Todos los demás perfiles de candidatos se almacenarán de acuerdo con el tiempo actualizado.