Tout comme le chocolat, le recrutement, c'est mieux quand on le partage ! Néanmoins, il arrive parfois (comme à des étapes plus avancées du processus) que les informations contenues sur le profil d'un candidat soient plus confidentielles, et qu'il ne s'agisse pas de quelque chose que tous les membres de votre équipe aient besoin de voir. Dans ce cas, vous pouvez utiliser la fonctionnalité Candidats restreints.

Lorsqu'un candidat est restreint, l'intégralité de son profil ne sera accessible que par les admins de l'entreprise, les admins du recrutement et le recruteur du processus ou des processus relatifs à l'offre où évolue le candidat. Le recruteur de l'offre doit avoir le rôle de Responsable du recrutement au minimum pour pouvoir accéder au candidat restreint. Les membres de l'équipe de recrutement verront que le candidat fait toujours partie de leur processus, mais ils ne seront plus capables de voir ses informations et/ou de communiquer avec le candidat.

Il existe plusieurs façons de restreindre un candidat. Passons-les en revue une par une.

Si vous souhaitez restreindre l'accès à un candidat, vous pouvez le faire très simplement directement sur la carte candidat. Cliquez sur ⋮ en haut de la page et activez Restreindre l'accès.

Imaginons que vous souhaitez restreindre l'accès à plusieurs candidats à la fois : vous pouvez le faire en seulement quelques clics grâce à la fonctionnalité de sélection groupée. Pour ce faire, activez la Sélection groupée (1) et sélectionnez les candidats que vous souhaitez restreindre (2). Dans le menu de sélection groupée, cliquez sur ⋮ (3) pour afficher plus d'options et vous verrez l'option Définir comme restreint.

Vous pouvez également automatiser la restriction d'un candidat en l'ajoutant en tant que déclencheur. Cela veut dire que chaque fois que vous déplacez un candidat vers l'étape en question, le candidat sera automatiquement restreint.

Pour activer ce déclencheur, rendez-vous dans le processus de recrutement et activez la vue des Déclencheurs (1). Puis, sur l'étape où vous souhaitez restreindre des candidats, cliquez sur + Ajouter un déclencheur (2) et sélectionnez le déclencheur Restreindre l'accès.

Le profil d'un candidat restreint sera restreint dans tout votre vivier de candidats. Si le candidat fait partie de plusieurs processus de recrutement, son profil sera restreint dans tous les processus.

Une fois un candidat restreint, ses informations seront uniquement disponibles aux utilisateurs suivants :

Ces utilisateurs pourront continuer de voir le candidat et d'interagir avec lui comme si de rien n'était.

Pour éviter toute confusion, l'outil indiquera clairement que le candidat est restreint. Cela sera affiché à la fois dans la vue d'ensemble de l'offre d'emploi avec l'icône Accès restreint et à l'intérieur de la fiche du candidat une fois ouverte par un Administrateur ou un Responsable du recrutement.

Vos collègues qui n'auront pas accès au candidat restreint pourront toujours voir que ce dernier fait partie de leur processus, mais ils ne pourront plus ouvrir son profil ni interagir avec lui. Le candidat apparaîtra en grisé, et s'ils essaient d'ouvrir son profil ou de le déplacer, un message leur indiquera que le candidat est restreint. Cela ressemblera à ceci :

Si vous souhaitez rétablir l'accès au candidat pour tous les utilisateurs, il vous suffit d'aller sur sa carte candidat, de cliquer sur ⋮ en haut de la page, et de désactiver l'option Restreindre l'accès.
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