Onze service is ontworpen om ervoor te zorgen dat je voldoet aan de toepasselijke wetgeving met betrekking tot gegevensbescherming. Dit artikel geeft je een overzicht van hoe je verzoeken van individuen kunt beheren om toegang te krijgen tot de persoonlijke gegevens die je over hen verwerkt als sollicitant.

Bij het bepalen hoe je jouw instellingen voor gegevensverzoeken wilt configureren, heb je twee dingen om te overwegen:

Zodra je hebt besloten over jouw aanpak, ga naar Instellingen → Gegevens & Privacy → Gegevensverzoeken om te beginnen met jouw configuratie van het beheer van antwoorden op gegevensverzoeken.

Zodra een sollicitant een gegevensverzoek heeft ingediend, wordt er automatisch een e-mail met de gegevens die je hebt geselecteerd om in het antwoord op te nemen, naar het e-mailadres van de sollicitant gestuurd als een .zip-bestand. Een link om de gegevens te downloaden wordt in de e-mail opgenomen, samen met een antwoordbericht.
​

Laten we eens kijken naar hoe je dit kunt configureren:

Zorg ervoor dat de optie Automatiseer gegevensverzoeken aan staat.

Je kunt kiezen welke gegevens je wilt opnemen in het automatische antwoord op gegevensverzoeken van sollicitanten. Dit doe je door de categorieën gegevens te selecteren die je de sollicitant wilt laten ontvangen.

De vooraf gekozen standaardcategorieën omvatten vooral gegevens die de sollicitanten al hebben gezien of die ze zelf hebben ingediend.

Voor een gedetailleerd overzicht van de categorieën gegevens die kunnen worden verzonden en welke gegevens elke categorie omvat, klik hier.

Beoordeel het bericht dat als antwoord naar sollicitanten wordt verzonden, samen met hun gegevens. We hebben een sjabloonantwoordbericht gemaakt dat automatisch wordt gebruikt, tenzij je het bewerkt.

Je kunt details over het verzoek vinden in het kandidaten Data & Privacy centrum. Als Privacymanager ontvang je ook een melding via e-mail dat een sollicitant om hun gegevens heeft gevraagd en dat deze automatisch zijn beheerd.

Zodra een sollicitant een gegevensverzoek indient, ontvang je een binnenkomend verzoek. Dit verzoek moet handmatig door jouw bedrijf of wervingsbeheerders worden behandeld. Je kunt kiezen of de gedeelde gegevens per verzoek aanpasbaar moeten zijn of als standaard worden ingesteld. Zodra een antwoord is gemaakt, wordt er een e-mail met de geselecteerde gegevens naar de sollicitant gestuurd.

Als je jouw gegevensverzoeken handmatig wilt beheren, zorg er dan voor dat de instelling Automatiseer gegevensverzoeken uit staat.

Je kunt kiezen of je wilt dat elk antwoord op gegevensverzoeken aanpasbaar is of niet.

Als je aanpasbare instellingen inschakelt, kan elke gebruiker die reageert op een gegevensverzoek aanpassen welke gegevenscategorieën moeten worden opgenomen voor elk gegevensverzoek, evenals het antwoordbericht aan de sollicitant aanpassen.

Als aanpasbare instellingen zijn uitgeschakeld, kunnen alleen de gegevenscategorieën die jij, als bedrijfsbeheerder, hebt geselecteerd als standaard in elk antwoord op een gegevensverzoek worden opgenomen. Het antwoordbericht wordt de standaardversie en kan niet voor elk verzoek worden bewerkt.

Net als bij automatische antwoorden op verzoeken, kun je kiezen welke gegevenscategorieën je wilt opnemen in het handmatige antwoord. Deze selectie kan niet door de gebruiker die op het gegevensverzoek reageert worden bewerkt als de aanpassing is uitgeschakeld.

Voor een gedetailleerd overzicht van de categorieën gegevens die kunnen worden verzonden en welke gegevens elke categorie omvat, klik hier.

Beoordeel het bericht dat als antwoord naar sollicitanten wordt verzonden, samen met hun gegevens. We hebben een sjabloonantwoordbericht gemaakt dat automatisch wordt gebruikt, tenzij je het bewerkt.

Je kunt jouw openstaande verzoeken op verschillende manieren vinden:

Om te reageren op een gegevensverzoek, open je de Kandidatenkaart → ⋮ Meer → Gegevens & Privacy.

Bovenaan het Gegevens & Privacy centrum zie je een oproepmelding dat de sollicitant om hun gegevens heeft gevraagd en wanneer ze het verzoek hebben gedaan. Om hierop te reageren, klik je op De gegevens delen.

Je kunt dan zien welke gegevenscategorieën in het antwoord aan de sollicitant worden opgenomen, evenals het antwoordbericht. Als je aanpasbare instellingen hebt geactiveerd, kun je bewerken welke gegevenscategorieën moeten worden opgenomen evenals de tekst van het antwoordbericht.

Zodra het klaar is, klik je op De gegevens delen. De sollicitant ontvangt nu de antwoord-e-mail met de boodschap en een link om de gegevens als een .zip-bestand te downloaden, onder de antwoordboodschap.

Bekijk hier hoe het proces eruit ziet voor de sollicitanten.

Iedereen met toegang tot de sollicitant kan zien dat het antwoord is verzonden in het Gegevens & Privacy centrum van de sollicitant en wanneer het is behandeld. Bedrijfsbeheerders kunnen ook zien dat een verzoek is behandeld in het Auditlog, door wie het is behandeld en wanneer het is behandeld.

Zie onderstaande tabel voor een overzicht van de gegevens die per categorie zijn gedeeld: