Först rekommenderar vi att du ansluter din kalender för att kunna använda vår smarta schemaläggningsfunktion. Det ger dig möjlighet att enkelt skicka flera datum- och tidsförslag som passar dig och ditt team. Det ger kandidaten möjlighet att välja den mötestid som passar bäst, vilket gör hela processen smidigare och mer flexibel.

För att boka ett möte med en kandidat, klicka på Boka möte i åtgärdsfältet på kandidatkortet.

Börja med att lägga till detaljer för mötet som kommer att skickas till kandidaten. När du lägger till information visas den i förhandsgranskningen i bokningsformuläret. Mötet kommer som standard att använda dina mötesinställningar.

Som standard genereras en titel automatiskt med hjälp av platshållare som kandidatens fullständiga namn, arrangörens fullständiga namn och ert företagsnamn.

Om ditt företag använder vårt tillägg Anonymt läge kommer standardrubriken för mötet inte att innehålla kandidatens fullständiga namn, utan endast arrangörens fullständiga namn och ert företagsnamn.

Du kan anpassa titeln så att den passar formatet som du föredrar. Du kan också ställa in formatet du föredrar som standard i dina mötesinställningar.

För Plats, välj bland de platser som är uppsatta i ert konto genom att klicka på platsikonen, eller lägg till en egen adress. Om mötet sker via video kan du välja videotjänsten här. Läs mer om videomöten här.

Bjud in kollegor som ska delta i mötet genom att välja dem under Teammedlemmar.

Se till att de kollegor du bjuder in också har anslutit sina kalendrar så att deras tillgänglighet kan beaktas. Alla användare med ansluten kalender markeras med en kalenderikon bredvid sina namn.

Välj slutligen vem som ska vara mötets Arrangör. Denna person kommer att vara avsändaralias för mötet.

Om du har anslutit dina mötesrum kommer en rullgardinsmeny för Mötesrum visas där du kan välja ett ledigt rum. Läs mer om hur du aktiverar mötesrum här.

När du bokar ett möte finns två schemaläggningsalternativ: skicka tidsförslag för kandidaten att välja mellan eller välj en specifik tid för mötet.

När du väljer Låt kandidaten välja skickas ett bokningsformulär till kandidaten som visar tillgängliga tider från de valda teammedlemmarnas anslutna kalendrar.

Det totala antalet tillgängliga tider inom detta intervall visas och kan ses genom att hålla över informationsikonen.

Genom att öppna Visa i kalendern → kan du välja extra alternativ för vilka tider du vill föreslå för kandidaten.

Auto

Som standard föreslås tillgängliga tider med Autoläge, som väljer tider baserat på de schemaläggningsregler du satt upp.

Du kan använda följande regler:

Anpassat

Du kan också anpassa exakt vilka tider som ska skickas till kandidaten genom att använda Anpassat läge.

Vid val av luckor, dessa är reglerna du kan sätta:

Om du redan har en fastställd mötestid väljer du bara alternativet Ange specifik tid.

Tidszon

Välj den tidszon där mötet kommer hållas för att informera deltagarna. För att underlätta att hitta rätt tidszon visar vi större städer som vägledning i listan.

Vissa städer delar samma tidszon (t.ex. London och Edinburgh). I sådana fall väljer systemet en standardstad i tidszonen. Denna stad visas inte för deltagarna eller kandidater, endast tidszonen visas.

Lägg till ett intervjukit som ska användas vid intervjun och välj vem som ska fylla i det. Läs mer om intervjukit här.

Med den här inställningen kan du styra vilken information som ska inkluderas i kalenderhändelserna som skickas till användare inför möten. Läs mer om mötesynlighet här.

Skicka en påminnelse om mötet till kandidaten en dag innan.

Om ett intervjukit har lagts till kan du också välja att skicka en påminnelse om feedback till teammedlemmarna 24 timmar efter mötet.

När allt är klart, granska inbjudan och klicka på Skicka!

Den sista delen låter dig utforma ett meddelande som skickas tillsammans med mötesinbjudan. Här kan du använda en meddelandemall eller olika platshållare för att automatiskt fylla i ämnesraden och meddelandet.

Förhandsgranska hela mejlet till höger innan du skickar ut mötesinbjudan.

Låt oss gå igenom vad som händer efter att ett möte skapas i Teamtailor och vad varje deltagare kommer att se.

Mötesinbjudan skickas direkt till kandidatens e-post och inkluderar meddelandet som skrevs när mötet sattes upp.

Beroende på om mötet skapades med Låt kandidaten välja- eller Ange specifik tid-alternativet kommer detaljerna i inbjudan att skilja sig något.

E-postinbjudan innehåller en länk till bokningsformuläret, där kandidaten kan välja en tid som passar bäst.

De tillgängliga tiderna i bokningsformuläret är som standard inställda på kandidatens tidszon. ​

När en tid har valts tas kandidaten till sidan med mötesinformation, som även nås direkt från mötesinbjudan. Här kan kandidaten se all mötesinformation och bekräfta sin deltagning.

Varje åtgärd skapar en aktivitet på kandidatkortet.

När ett specifikt klockslag är satt för mötet inkluderar mötesinbjudan en länk till sidan med mötesinfo, där kandidaten kan acceptera eller tacka nej till mötet.

Tiden som visas i mötesinbjudan via e-post baseras på tidszonen för användaren som bokade mötet. Den bifogade .ics-filen visar dock mötestiden i kandidatens tidszon.

På mötets informationssida kan kandidaten svara, och båda svaren registreras som aktivitet på kandidatkortet i Teamtailor.

De användare som lagts till under Teammedlemmar kommer även att få en inbjudan via e-post. Det här mejlet innehåller information om det kommande mötet samt en knapp för Visa mötesinfo som tar användaren direkt till kandidatkortet och mötesinformationen. Här kan de svara och se den kommunikation som skickats till kandidaten.

I den mötesinbjudan finns också en händelsebilaga inkluderad (en fil i .ics-format). Detta kan användas för att lägga till mötet i den externa kalendern som deltagaren använder. Beroende på e-postleverantören kan filen hämtas upp och kalendern föreslår då automatiskt att evenemanget läggs till. Om detta inte stöds av leverantören kan deltagaren enkelt ladda ner filen för att lägga till händelsen manuellt.

Standardkalenderhändelsen kommer att innehålla följande information:

Arrangören av mötet kommer att vara den som skickar inbjudningar till kandidaten/-erna och deltagarna som lagts till under Teammedlemmar. Dock kommer de själva inte att få någon mötesinbjudan. Istället läggs mötet automatiskt till i deras externa kalender.

Alla möten som du bokar kommer som standard att använda dina förinställda mötesinställningar. På så sätt behöver du inte manuellt fylla i denna information varje gång du skapar ett nytt möte.

Dessa kan ändras när som helst, men tänk på att ändringar endast gäller för nya möten.

I huvudmenyn hittar du en kalendersymbol som leder dig till Möten. Här kan du se alla dina möten och komma åt deras detaljer oavsett var du befinner dig i plattformen.

I kalendern betyder en prick under ett datum att ett eller flera möten är inplanerade den dagen. Klicka på ett möte för att se detaljerna.

Överst i översiktsfönstret kan du använda följande filter:

Du kan också boka nya möten direkt från den här vyn genom att klicka på den rosa plussymbolen.

På startsidesöversikten kan du även lägga till widgeten Kommande möten för en snabb överblick av dina schemalagda möten.