Geteiltes Glück ist doppeltes Glück und das gilt auch für die erfolgreiche Rekrutierung! Oft (und besonders in den späteren Phasen des Prozesses) sind die Informationen auf der Bewerberkarte jedoch sensibel und nicht alle Mitglieder eures Teams müssen sie kennen. In diesen Fällen ist die Funktion Eingeschränkter Zugang nützlich.
Wenn ein Kandidat eingeschränkt wird, ist das gesamte Kandidatenprofil nur für Unternehmensadministratoren, Personaladministratoren und den Personalvermittler des Stellenprozesses/der Stellenprozesse, zu denen der Kandidat gehört, zugänglich. Das Einstellungsteam sieht zwar, dass der Bewerber zu diesem Prozess gehört, aber es sieht die Informationen nicht und/oder kann nicht mit dem Bewerber kommunizieren.
☝️ Das ist eine Add-on-Funktion. Du aktivierst sie in deinem Funktionscenter und kannst sie anschließend verwenden.
Es gibt mehrere Möglichkeiten, den Zugriff auf den Bewerber zu steuern. Sehen wir uns die Möglichkeiten nacheinander an.
Manuelle Einschränkung eines einzelnen Bewerbers
Wenn ihr lediglich den Zugriff auf einen einzigen Bewerber einschränken wollt, ist das leicht im Bewerberprofil möglich. Öffnet das Profil, dann auf die drei Punkte oben auf der Seite klicken und Zugang einschränken einschalten.
Manuelle Einschränkung mehrerer Bewerber
Falls ihr gleichzeitig den Zugriff auf mehrere Bewerber limitieren wollt, ist das mit der Massenauswahl in mehreren Klicks leicht getan. Aktiviert Massenauswahl (1) und wählt dann aus, für welche Bewerber der Zugang eingeschränkt werden soll (2). Klickt im Menü Massenauswahl, das unten auf der Seite angezeigt wird, auf ... (3) . Es werden weitere Optionen angezeigt, darunter die Option Als eingeschränkt festgelegt.
Zugriff auf Bewerber mithilfe von Triggern automatisch einschränken
Es besteht auch die Möglichkeit, mit einem Trigger in der jeweiligen Stellenphase die Einschränkungen einzustellen. Wenn ihr einen Bewerber dann in die betreffende Phase verschiebt, wird der Zugang zu diesem Bewerber automatisch beschränkt.
Zur Aktivierung des Triggers klickt ihr im Stellenprozess auf die Trigger-Leiste (1). Anschließend klickt ihr in der Phase, in der ihr den Bewerber einschränken möchtet, auf Trigger hinzufügen (2) und wählt Zugang einschränken aus.
💡 Im oberen Screenshot wird dann der Zugriff zu allen Bewerberprofilen, die in die Phase "Angeboten" des Prozesses wechseln, beschränkt. Das bedeutet, das nur die Administratoren und der Personalvermittler der Bewerberrolle das Profil einsehen und mit dem Bewerber kommunizieren können. Das erleichtert die Besprechung sensibler Themen.
Was geschieht, wenn der Zugang zum Bewerber eingeschränkt ist?
☝️ Das Profil eingeschränkter Bewerber ist in der gesamten Bewerberdatenbank eingeschränkt. Wenn ein Bewerber an mehreren Bewerbungsverfahren beteiligt ist, wird sein Profil in allen Prozessen beschränkt.
Das bedeutet nur folgende Benutzer haben weiterhin Zugang:
Unternehmens-Admin
Personalbeschaffung-Admin
Leiter Personalbeschaffung (mit Zugang zum Bewerber über ein Team)
Diese Benutzer können den Bewerber wie gewohnt einsehen und mit ihm interagieren.
Um Verwirrung zu vermeiden, ist in dem Tool klar angegeben, dass der Zugriff zum Bewerber eingeschränkt ist. Das wird in der Stellenübersicht mit dem Symbol für Eingeschränkter Zugang angezeigt (siehe erste Abbildung) und beim Öffnen des Profils (siehe zweite Abbildung).
Was sehen die anderen Teammitglieder?
Kollegen ohne Zugriff auf den eingeschränkten Bewerber können immer noch sehen, dass die Person in ihrem Prozess vorhanden ist, aber sie können das Profil nicht mehr öffnen und auch nicht mehr mit dem Bewerber interagieren. Der Bewerber ist ausgegraut. Wenn versucht wird das Profil zu öffnen, sehen die Benutzer eine freundliche Erinnerung, dass der Zugriff auf diesen Bewerber eingeschränkt ist. Das sieht in etwa so aus:
Kann die Einschränkung des Bewerbers aufgehoben werden?
Wenn ihr möchtet, dass der Bewerber wieder für alle Benutzer zugänglich ist, klickt ihr im Bewerberprofil auf ... , dann Zugang einschränken auf AUS umschalten. Jetzt ist der Bewerber wie zuvor sichtbar.
❗ Bitte beachtet, dass alle Interaktionen mit Bewerbern, deren Zugang eingeschränkt ist, für alle Benutzer sichtbar ist, sobald die Einschränkung aufgehoben wird.