Le parcours du candidat se termine généralement une fois qu'il est embauché, mais son expérience en tant qu'employé ne fait que commencer. Maintenir une communication forte et offrir un soutien aux nouvelles recrues les aide à se sentir plus engagées et permet de poser les bases d'un succès à long terme.

Avec la fonctionnalité d'onboarding de Teamtailor, passez facilement d'une excellente expérience candidat à une expérience employé tout aussi positive, en veillant à ce que les nouvelles recrues soient fin prêtes à assumer leurs nouveaux rôles.

Chaque processus d'onboarding dans Teamtailor est basé sur des modèles pré-définis configurés dans votre compte. Un modèle avec des tâches et un contenu spécifiques peut être personnalisé pour convenir à différents départements, emplacements ou équipes. Lors de l'initiation d'un onboarding, vous pouvez sélectionner un ou plusieurs modèles pour garantir que le processus est aligné avec le rôle du nouvel employé.
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Rendez-vous sur Paramètres → Modèles → Onboardings pour commencer !

Dans la première section, vous pouvez configurer un modèle à proposer comme message de bienvenue pour tous les nouveaux onboardings. Ce message apparaîtra sur le tableau de bord d'onboarding du candidat et sera envoyé par e-mail de bienvenue, avec le Responsable de l'onboarding sélectionné pour l'onboarding comme expéditeur.
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Pour personnaliser ce message, les éléments suivants peuvent être ajoutés :

Clique sur le bouton rose + pour créer un nouveau modèle d'onboarding à partir de zéro.

Tu peux aussi dupliquer un modèle existant pour copier toutes les infos ajoutées et les éléments d'onboarding, ou modifier un modèle pour l'adapter à tes besoins. Les modifications apportées à un modèle ne seront appliquées qu'aux onboardings futurs créés à partir de celui-ci.

​Un processus d'onboarding implique souvent les rôles et responsabilités suivants :

Pour commencer, spécifiez qui aura accès aux onboardings créés à partir de ce modèle. Configurez les messages et les formulaires à envoyer au candidat, avant et après le début du processus d'onboarding. Attribuez des tâches au candidat et aux membres de l'équipe impliqués dans le processus d'onboarding. Enfin, joignez tout document important que le candidat doit examiner. Voici un résumé de chaque partie :

Une fois tout configuré et le modèle enregistré, il sera disponible pour les nouveaux onboardings.

Une fois qu'un candidat est passé au stade Embauché, un onboarding peut être initié en cliquant sur Démarrer l'onboarding dans l'aperçu du processus d'embauche ou sur Onboard dans la barre d'action de la carte du candidat.

Cette option sera disponible pour les utilisateurs ayant les rôles d'accès suivants :

Une fois cliqué, une nouvelle fenêtre apparaîtra où vous pourrez remplir les champs requis pour créer une expérience d'onboarding personnalisée pour la nouvelle recrue. En fournissant des détails spécifiques à son rôle, au département et à l'emplacement, vous pouvez garantir un processus d'onboarding personnalisé et fluide qui les prépare au succès dès le premier jour.

Une fois un onboarding créé, l'équipe assignée peut suivre la progression et obtenir un aperçu du processus.

Sous l'onglet Onboardings, vous trouverez tous les onboardings auxquels vous participez*.

Dans cet aperçu, vous verrez le candidat et le Responsable de l'Onboarding suivis de la date de création et de démarrage de l'onboarding.

La barre de progression est basée sur les tâches ajoutées pour l'équipe d'onboarding et le nouvel employé.

Cliquez sur l'un des candidats pour visiter sa page d'onboarding et voir plus de détails.

Sur chaque page d'onboarding, l'équipe d'onboarding obtient un aperçu complet du processus. En haut, vous pouvez trouver les détails personnels du candidat, ajouter/modifier leur e-mail professionnel et ajuster la date de début si nécessaire. Ci-dessous, vous verrez la barre de progression pour l'onboarding.

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L'équipe d'onboarding est formée en fonction des utilisateurs ajoutés dans les paramètres du modèle ainsi que du Responsable de l'Onboarding sélectionné.

Des utilisateurs supplémentaires peuvent être ajoutés directement à partir de la page d'onboarding. Les Administrateurs de l'entreprise et du recrutement ont un accès par défaut à tous les onboardings.

Si la date de début de l'onboarding doit être modifiée, cela peut être fait facilement en cliquant sur la date de début sous l'équipe d'onboarding.

Ici, vous trouverez la possibilité de reprogrammer tous les messages et formulaires programmés, ainsi que les tâches en attente. Les tâches avec la date de début comme référence temporelle seront reprogrammées automatiquement sans aucun travail supplémentaire de votre part.

En haut de la page, vous verrez l'état de l'onboarding :

Dans le coin droit, vous pouvez cliquer sur ⋮ Plus pour voir les détails et ouvrir la carte du candidat si vous avez accès au candidat.
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Les Administrateurs de l'entreprise, les Administrateurs de recrutement et le Responsable de l'Onboarding pourront également ajouter manuellement des modèles et tâches d'onboarding supplémentaires.

Plus bas sur la page, vous pourrez consulter les éléments suivants :

Chaque section affichera un indicateur montrant le progrès des éléments envoyés, répondu, complété et lus.

Le Responsable de l'Onboarding, les Administrateurs de l'entreprise et de recrutement peuvent supprimer manuellement des tâches d'onboarding si nécessaire. Passez la souris sur la tâche, cliquez sur le bouton de suppression et confirmez l'action.

La progression de l'onboarding peut également être trouvée sur la carte du candidat sous la section Onboarding sur le côté gauche. Cette section vous donnera un aperçu rapide de la progression ainsi qu'un lien vers la page complète d'onboarding.

Vous pourrez également voir les actions liées à l'onboarding sous l'onglet Activité sur le côté droit.

Une fois l'onboarding créé, le nouvel employé peut y accéder via son tableau de bord d'onboarding personnalisé. Ce tableau de bord peut être atteint via l'e-mail de bienvenue envoyé au candidat ou en demandant un lien de connexion sans mot de passe à :[company_career_site_url]/onboarding/login

Une fois connecté, le candidat sera accueilli par le message de bienvenue choisi par son Responsable de l'Onboarding. L'image de couverture et le texte sont extraits de la section Apparence dans le mode d'édition de l'emploi.

Le tableau de bord d'onboarding utilisera les polices et les paramètres de couleur choisis par l'entreprise sous Contenu → Design global.

Dans la première section, les candidats peuvent télécharger/ remplacer la photo de profil attachée à leur carte candidat. À côté de leur nom et de leur rôle, ils verront un compte à rebours pour leur date de début et un lien vers leur page des nouvelles recrues, qu'ils peuvent utiliser pour partager la nouvelle de leur nouveau rôle.

De plus, ils auront un aperçu de toutes les tâches en attente qu'ils doivent compléter sur la page.

Plus bas sur la page, le candidat peut trouver toutes les tâches d'onboarding en attente.

Toutes les tâches assignées au candidat seront répertoriées dans cette section.

Une fois cochées, cela sera également reflété sur la page d'onboarding dans Teamtailor.

Tous les formulaires programmés seront envoyés par e-mail et apparaîtront dans cette section, prêts à être remplis et soumis par le candidat.

Le design ressemble au formulaire de candidature, offrant une expérience familière.

Leurs réponses seront disponibles pour l'équipe d'onboarding sur la page d'onboarding et sur la carte du candidat sous la section Réponses au sondage.

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Dans cette section, le candidat trouvera les fichiers joints qu'il devrait examiner.

Pour marquer un document comme complet, il doit d'abord confirmer qu'il a lu et approuvé son contenu.

De plus, les candidats peuvent télécharger leurs propres fichiers dans cette section, qui seront ensuite accessibles à l'équipe d'onboarding sur la page d'onboarding.

Tous les messages envoyés seront affichés dans cette section afin que le candidat soit informé des communications envoyées jusqu'à présent dans le processus.

En bas de la page, le candidat peut voir les collègues en avant, l'emplacement où il travaillera, et une option pour se déconnecter de son tableau de bord.

Tous les utilisateurs faisant partie d'une équipe d'onboarding disposeront d'un nouvel ensemble de notifications disponibles sous Notifications → Onboardings.

Les tâches d'onboarding assignées aux utilisateurs seront incluses dans l Alerte de notifications non lues activée sous Notifications → Paramètres généraux.

Suivant la même logique de notification que pour les tâches générales.

Les actions liées à l'onboarding sous l'onglet Activité sur la carte du candidat seront incluses dans l e-mail quotidien des équipes de recrutement activé sous Notifications → Équipe de recrutement.

Le candidat recevra un e-mail de bienvenue lorsque l'onboarding est initié.

En plus des messages inclus dans le processus d'onboarding, ils recevront également une notification par e-mail dès qu'une nouvelle tâche d'onboarding est ajoutée, comme des formulaires, des tâches ou des documents.

Notre fonctionnalité d'e-signature vous permet d'ajouter facilement des documents nécessitant des signatures de la part des candidats et/ou de l'entreprise pendant l'onboarding. Cela aide à rationaliser le processus de signature pour les documents importants, par exemple, les politiques de l'entreprise.

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Pour en savoir plus sur son fonctionnement, cliquez ici.

Notre fonctionnalité d'onboarding propose un support pour les Systèmes de RH ou les partenaires d'e-signature disponibles dans Teamtailor Marketplace.

Les données suivantes seront mises à disposition pour ces intégrations :

Contactez votre partenaire intégré pour vérifier le support de ces champs.

Cela peut également être trouvé dans notre documentation de notre API partenaire.

L'intégration de votre partenaire peut être accessible dans le menu ⋮ Plus en haut à droite d'une page d'onboarding. Une fois déclenchée, cela générera une nouvelle section sur la page d'onboarding ainsi que sur la carte du candidat.