Om te beginnen raden we aan je agenda te koppelen zodat je gebruik kunt maken van onze slimme planningsfunctie. Dit laat je toe om moeiteloos meerdere datums en tijdstippen te sturen die voor jou en je team werken. Dit geeft de kandidaat de kans om het meest handige tijdstip voor de meeting te kiezen, waardoor het hele proces soepeler en flexibeler verloopt.

Om een meeting te plannen met een sollicitant, klik je op Boek meeting in de actie bar in het sollicitanten profiel.

Begin met het toevoegen van de details voor de meeting die naar de sollicitant gestuurd worden. Terwijl je informatie toevoegt, zie je een voorbeeld in het reserveringsformulier venster. De meeting wordt standaard vooraf ingevuld met je meetingvoorkeuren.

Standaard wordt er automatisch een titel gegenereerd met behulp van placeholders zoals de volledige naam van de sollicitant, die van de organisator en de naam van je bedrijf.

Als jouw bedrijf onze add-on Anonieme modus gebruikt, zal de standaard meetingtitel niet de placeholder voor de volledige naam van de sollicitant bevatten, maar alleen die van de organisator en je bedrijfsnaam.

Je kunt de titel aanpassen zodat die past bij het door jou gewenste vergaderformaat.

Het is ook mogelijk om je favoriete standaardformaat in te stellen via je vergaderinstellingen.

Kies bij Locatie tussen de in je account ingestelde locaties door te klikken op het locatiepictogram, of voeg een eigen adres toe. Als de meeting via video gaat, kun je hier de videoservice selecteren. Lees meer over videogesprekken hier.

Nodig collega’s uit die aan de meeting deelnemen door hen aan te vinken onder Teamleden.

Zorg dat collega’s die je uitnodigt ook hun agenda’s gekoppeld hebben, zodat hun beschikbaarheid mee wordt genomen. Alle gebruikers met een gekoppelde agenda worden gemarkeerd met een agendapictogram naast hun naam.

Kies als laatste wie de Organisator van de meeting is. Deze persoon zal de verzender alias van de meeting zijn.

Heb je meetingruimtes gekoppeld, dan verschijnt er een dropdown-menu Meetingruimte waar je een beschikbare ruimte kunt selecteren.

Lees meer over het activeren van meetingruimtes hier.

Bij het inplannen van een meeting heb je twee opties: je stuurt beschikbare tijdvakken waaruit de sollicitant kan kiezen of je selecteert een specifieke datum en tijd voor de meeting.

Kies je voor Laat sollicitant kiezen, dan ontvangt de sollicitant een reserveringsformulier met beschikbare tijden van de geselecteerde teamleden die hun agenda’s gekoppeld hebben.

Het totale aantal beschikbare tijdvakken binnen dit bereik wordt getoond en is zichtbaar als je over het info-icoon hovert.

Via Agendaweergave → kun je extra opties kiezen voor de tijdvakken die je aan de sollicitant wilt voorstellen.

Auto

Standaard worden beschikbare tijdvakken voorgesteld via Automatische modus, die slots selecteert op basis van de ingestelde planningsregels.

Je kunt de volgende regels toepassen:

Aangepast

Met de Aangepaste modus kun je precies bepalen welke tijdvakken naar de sollicitant gestuurd worden.

Bij het selecteren van slots, zijn dit de regels die je kunt instellen:

Heb je al een vaste tijd, selecteer dan de optie Specifieke tijd instellen.

Tijdzone

Selecteer de tijdzone waarin de meeting plaatsvindt om deelnemers hierover te informeren. Om de juiste tijdzone makkelijker te vinden, tonen we grotere steden in de lijst als hulpmiddel.

Sommige steden vallen in dezelfde tijdzone (bijvoorbeeld Londen en Edinburgh). In die gevallen kiest het systeem een standaardstad binnen die tijdzone. De stad wordt niet getoond aan deelnemers of sollicitanten, alleen de tijdzone wordt weergegeven.

Voeg een interviewkit toe die gebruikt moet worden tijdens het sollicitatiegesprek en bepaal wie deze moet invullen. Lees meer over Interviewkits hier.

Met deze instelling bepaal je welke informatie in de agenda-evenementdetails staat die naar jouw gebruikers wordt gestuurd voor geplande meetings.

Lees meer over zichtbaarheid van meetings hier.

Stuur een herinnering van de meeting naar de sollicitant 1 dag van tevoren. Als er een interviewkit is toegevoegd, kun je ook kiezen om 24 uur na de meeting een feedbackherinnering naar de teamleden te sturen.

Als alles klaar is, controleer dan de uitnodiging en klik op Verzenden!

Het laatste onderdeel geeft je de mogelijkheid een bericht op te stellen dat samen met de meetinguitnodiging wordt verstuurd. Hier kun je een berichtsjabloon of verschillende placeholders gebruiken om automatisch informatie in het onderwerp en bericht te vullen.

Bekijk de volledige e-mail aan de rechterkant voordat je de uitnodiging voor de meeting verstuurt.

Laten we bekijken wat er gebeurt nadat een meeting in Teamtailor is aangemaakt en wat iedere deelnemer ziet.

De meetinguitnodiging wordt direct naar het e-mailadres van de sollicitant gestuurd en bevat het bericht dat je hebt geschreven tijdens het instellen van de meeting.

Afhankelijk van of de meeting is opgezet met de optie Laat sollicitant kiezen of Specifieke tijd instellen, verschillen de uitnodigingsdetails iets.

De e-mailuitnodiging bevat een link naar het reserveringsformulier, waar de sollicitant een van de beschikbare tijdvakken kan kiezen die het beste uitkomt.

De beschikbare tijdvakken in het reserveringsformulier worden standaard weergegeven in de tijdzone van de sollicitant.

Na het kiezen van een tijdvak wordt de sollicitant doorgestuurd naar de pagina met meetingdetails, die ook direct vanuit de uitnodigingsmail te bereiken is.

Hier kan de sollicitant alle meetingdetails en de eigen deelname bekijken.

Elk van deze acties wordt geregistreerd als activiteit op de sollicitantkaart.

Bij een vaste tijd voor de meeting bevat de uitnodigingsmail een link naar de meetingdetailpagina, waar de sollicitant kan accepteren of weigeren.

De tijd in de uitnodigingsmail voor de meeting is gebaseerd op de tijdzone van de gebruiker die de meeting heeft ingepland.

Het bijgevoegde .ics-bestand toont de meetingtijd echter in de tijdzone van de sollicitant.

Op de meetingdetailpagina kan de sollicitant RSVP’en en worden beide antwoorden toegevoegd aan de activiteit op de sollicitantkaart in Teamtailor.

Gebruikers die zijn toegevoegd bij Teamleden ontvangen ook een uitnodiging per e-mail. Deze e-mail bevat details over de komende meeting en een Bekijk meetingdetails-knop die direct naar de sollicitantkaart en meetingdetails leidt.

Hier kunnen ze RSVP’en en de communicatie naar de sollicitant bekijken.​

In de e-mailuitnodiging is ook een evenementbijlage opgenomen (een bestand in .ics formaat). Dit kan worden gebruikt om de meeting toe te voegen aan de externe kalender die de deelnemer gebruikt. Afhankelijk van de e-mailprovider kan het bestand worden toegevoegd en de agenda zal automatisch voorstellen het event toe te voegen. Ondersteunt dit de provider niet, dan kan de deelnemer het bestand makkelijk downloaden om dit handmatig toe te voegen.

De standaard kalender gebeurtenis zal de volgende informatie bevatten:

De uitnodigingen voor de meeting die worden verstuurd naar de sollicitant(en) en de gebruikers die onder Teamleden zijn toegevoegd, worden verzonden vanuit de organisator.

De organisator ontvangt ook de uitnodiging voor de meeting. Daarnaast wordt de meeting automatisch toegevoegd aan hun externe agenda en worden ze automatisch gemarkeerd als geaccepteerd.

Alle meetings die je boekt, zijn standaard ingesteld met jouw vooraf bepaalde meeting-voorkeuren. Op deze manier hoef je deze informatie niet handmatig in te vullen elke keer dat je een nieuwe meeting aanmaakt.

Deze kun je altijd aanpassen, houd er rekening mee dat wijzigingen alleen gelden voor nieuwe meetings.

In de bovenste navigatie vind je een agenda-icoon dat je naar het Overzicht van meetings brengt. Zo zie je al je meetings en krijg je toegang tot de details, waar je ook bent in het platform.

In de agenda geeft een stip onder een datum aan dat er die dag één of meerdere meetings gepland zijn. Klik op een meeting om de details te bekijken.

Bovenin het overzicht venster kun je de volgende filters instellen:

Je kunt ook direct vanuit dit overzicht nieuwe meetings boeken via het roze plus-icoon.

Op het startpagina-dashboard kun je ook de widget Aankomende meetings toevoegen voor een snel overzicht van je geplande meetings.